Ramai bos SME baru sedar pasal HRD Corp levy bila dapat surat peringatan, atau bila auditor tanya kenapa tiada rekod caruman. Masalahnya bukan sebab bos degil. Masalahnya sebab levy ini bergerak ikut bilangan pekerja, jadi syarikat yang tahun lepas belum layak boleh jadi wajib tahun ini semata mata sebab ambil dua tiga orang staf baru.
Dan ada satu lagi masalah yang lagi mahal. Ramai yang dah bayar levy bertahun tahun tapi tak pernah claim balik sesen pun. Duit itu bukan cukai. Ia dana latihan syarikat anda sendiri yang diletak dalam akaun HRD Corp. Kalau tak guna, ia jadi kos hangus. Artikel ini pecahkan siapa sebenarnya wajib bayar, berapa kadarnya, macam mana kira, dan macam mana tarik balik duit itu jadi latihan sebenar untuk team anda.
Apa itu HRD Corp levy sebenarnya
HRD Corp (dulu dikenali sebagai HRDF) adalah badan di bawah Kementerian Sumber Manusia yang uruskan dana pembangunan kemahiran pekerja. Majikan yang layak wajib daftar dan bayar levy bulanan berdasarkan gaji pekerja. Levy itu masuk ke dalam akaun latihan syarikat anda, bukan terus jadi hasil kerajaan.
Cara paling senang faham: anggap ia akaun simpanan latihan yang berkunci. Anda mesti masuk duit setiap bulan. Bila nak keluarkan, anda kena guna untuk latihan yang diluluskan, ikut prosedur yang ditetapkan. Kalau tak pernah keluarkan, duit tetap terkumpul di sana dan tertakluk kepada dasar penggunaan HRD Corp.
Siapa wajib daftar dan bayar
Kadar levy bergantung kepada bilangan pekerja warganegara Malaysia dalam syarikat anda.
| Bilangan pekerja Malaysia | Status pendaftaran | Kadar levy |
|---|---|---|
| 10 orang ke atas | Wajib daftar | 1% daripada gaji bulanan |
| 5 hingga 9 orang | Pilihan, boleh daftar secara sukarela | 0.5% daripada gaji bulanan |
| Bawah 5 orang | Tidak tertakluk | Tiada |
Dua perkara penting yang selalu tersilap faham di sini.
- Kiraan pekerja adalah warganegara Malaysia. Pekerja asing tidak dikira untuk menentukan sama ada anda layak, dan gaji mereka juga tidak masuk dalam pengiraan levy.
- Sekali daftar secara sukarela pada kadar 0.5%, ia jadi mengikat. Anda tak boleh bayar bulan ini, berhenti bulan depan sebab rasa mahal. Fikir dulu sebelum daftar kalau anda dalam kategori 5 hingga 9 orang.
Satu lagi yang bos SME kena awasi: bila headcount anda cecah 10 orang Malaysia, kewajipan daftar timbul. Bukan tunggu HRD Corp hantar surat. Sistem payroll atau HR anda sepatutnya bagi amaran bila threshold ini dilanggar, sebab ambil satu orang staf sahaja boleh tukar status syarikat daripada tak tertakluk kepada wajib.
Skop industri yang tertakluk juga luas dan pernah dikembangkan. Kalau anda tak pasti sektor anda termasuk atau tidak, semak terus dengan HRD Corp sebelum andaikan anda terkecuali.
Gaji mana yang dikira untuk levy
Levy dikira daripada gaji bulanan, iaitu gaji pokok campur elaun tetap. Yang biasanya tidak masuk kiraan adalah bayaran yang sifatnya tidak tetap.
- Masuk kiraan: gaji pokok, elaun tetap bulanan seperti elaun jawatan atau elaun kenderaan tetap.
- Biasanya tidak masuk: overtime, bonus, komisen, elaun perjalanan berdasarkan tuntutan, bayaran gantian cuti, faedah dalam bentuk barangan.
Sebab definisi ini boleh ditafsir berbeza mengikut struktur pakej gaji, elok sahkan senarai komponen anda dengan HRD Corp sekali sahaja pada awal, kemudian kunci ia dalam sistem payroll supaya konsisten setiap bulan.
Contoh pengiraan levy untuk SME
Ambil satu syarikat perkhidmatan kecil dengan 12 pekerja Malaysia. Ini payroll bulanan mereka.
| Jawatan | Bilangan | Gaji pokok (RM) | Elaun tetap (RM) | Jumlah kena levy (RM) |
|---|---|---|---|---|
| Manager | 1 | 6,500 | 500 | 7,000 |
| Eksekutif | 2 | 3,800 | 300 | 8,200 |
| Admin dan sokongan | 3 | 2,500 | 200 | 8,100 |
| Operasi | 6 | 1,800 | 150 | 11,700 |
| Jumlah | 12 | 35,000 |
Levy bulanan pada kadar 1%: RM35,000 x 1% = RM350 sebulan. Setahun jadi RM4,200.
Bandingkan pula dengan syarikat lain yang ada 8 pekerja Malaysia dan jumlah gaji bulanan RM22,000. Kalau mereka pilih daftar sukarela pada 0.5%, levy jadi RM110 sebulan, atau RM1,320 setahun.
RM4,200 setahun itu bukan jumlah kecil untuk SME. Tapi kalau anda hantar tiga orang staf ke kursus yang bernilai RM1,500 seorang, anda dah guna balik lebih daripada apa yang dibayar. Itu sebab levy patut dilihat sebagai bajet latihan yang dah pun diperuntukkan, bukan potongan yang hilang.
Bila kena bayar dan apa jadi kalau lewat
Levy dibayar setiap bulan melalui sistem eTRiS HRD Corp. Amalan standard adalah bayar selewat lewatnya pada 15 haribulan bulan berikutnya. Levy bulan Januari dibayar sebelum 15 Februari.
Bayaran lewat dikenakan faedah, dan majikan yang gagal daftar atau gagal bayar boleh dikenakan tindakan di bawah Akta PSMB 2001. Kadar faedah dan penalti boleh berubah, jadi semak portal rasmi HRD Corp untuk kadar terkini sebelum buat andaian kos.
Nasihat praktikal: masukkan tarikh levy dalam kalendar payroll yang sama dengan EPF, SOCSO dan PCB. Ia satu proses bulanan yang sama, jadi jangan asingkan sampai terlupa.
Cara guna balik duit levy
Ini bahagian yang paling ramai SME tinggalkan atas meja. Levy anda boleh dituntut balik untuk latihan pekerja, tetapi ada syarat proses.
Skim utama yang biasa digunakan SME
- SBL (Skim Bantuan Latihan): anda bayar dulu kepada penyedia latihan, kemudian tuntut balik daripada akaun levy anda selepas latihan selesai dan dokumen lengkap.
- SBL Khas: HRD Corp bayar terus kepada penyedia latihan berdaftar. Ini lebih mesra aliran tunai untuk SME sebab anda tak perlu keluarkan duit dulu.
Langkah asas untuk satu tuntutan
- Pilih kursus daripada penyedia latihan yang berdaftar dengan HRD Corp. Ini syarat pertama yang selalu gagal. Kursus daripada penceramah yang tidak berdaftar tidak boleh dituntut.
- Mohon kelulusan latihan dalam eTRiS sebelum kursus bermula. Jangan hantar staf dulu, mohon kemudian.
- Jalankan latihan dan simpan bukti: senarai kehadiran bertandatangan, sijil, gambar sesi, invois dan resit.
- Hantar tuntutan dalam tempoh yang ditetapkan selepas latihan tamat.
- Pantau status tuntutan dan simpan rekod kelulusan untuk audit.
Kos yang boleh dituntut biasanya termasuk yuran kursus, kos pengajar, dan beberapa kos berkaitan seperti elaun makan atau penginapan mengikut had yang ditetapkan. Had ini berubah dari semasa ke semasa, jadi semak matriks kos semasa HRD Corp sebelum bajet kursus.
Kesilapan biasa SME
- Tak daftar sebab ingat SME terkecuali. Threshold adalah 10 pekerja Malaysia, bukan saiz jualan atau status syarikat.
- Bayar tapi tak pernah claim. Ini yang paling mahal. Duit terkumpul dan syarikat tetap tak dapat manfaat latihan.
- Hantar staf ke kursus dulu, baru mohon. Kelulusan lazimnya perlu sebelum latihan, bukan selepas.
- Guna trainer yang tidak berdaftar. Kursus bagus tapi tuntutan ditolak.
- Rekod kehadiran cincai. Tanpa bukti kehadiran lengkap, tuntutan boleh gagal walaupun latihan betul betul berlaku.
- Salah kira asas gaji. Masukkan overtime dan bonus dalam kiraan levy menyebabkan bayaran lebih setiap bulan.
HRD Corp levy berbanding caruman statutori lain
Supaya jelas di mana levy ini duduk dalam kos pekerja anda, ini perbandingan ringkas bahagian majikan.
| Caruman | Kadar majikan | Siling gaji | Boleh guna balik? |
|---|---|---|---|
| EPF / KWSP | 13% (gaji sehingga RM5,000), 12% (melebihi RM5,000) | Tiada siling | Tidak, milik pekerja |
| SOCSO / PERKESO | Kira kira 1.75% (Kategori Pertama, bawah 60 tahun) | RM6,000 | Tidak, faedah insurans sosial |
| EIS / SIP | 0.2% | RM6,000 | Tidak, faedah kehilangan pekerjaan |
| HRD Corp levy | 1% atau 0.5% | Tiada siling | Ya, melalui tuntutan latihan |
Kadar untuk pekerja berumur 60 tahun ke atas berbeza bagi EPF dan SOCSO. Semak sumber rasmi KWSP, PERKESO, LHDN dan JTKSM untuk kadar terkini sebelum kunci payroll anda.
Checklist admin bulanan
- Kira semula bilangan pekerja Malaysia setiap kali ada staf masuk atau keluar, dan semak sama ada anda dah cecah 10 orang.
- Asingkan komponen gaji tetap dan tidak tetap dalam payroll supaya asas levy konsisten.
- Bayar levy sebelum 15 haribulan bulan berikutnya, sekali gus dengan EPF, SOCSO, EIS dan PCB.
- Simpan resit pembayaran levy bersama fail payroll bulanan.
- Semak baki akaun levy dalam eTRiS setiap suku tahun dan rancang sekurang kurangnya satu kursus setiap suku.
Kalau anda guna sistem HR seperti AETHERI untuk payroll, tetapkan pengiraan levy sebagai medan automatik dan letak amaran headcount pada 9 orang, supaya anda dapat notis sebelum threshold dilanggar, bukan selepas.
Ringkasan
- Majikan dengan 10 atau lebih pekerja warganegara Malaysia wajib daftar HRD Corp dan bayar levy 1% daripada gaji bulanan. Yang ada 5 hingga 9 pekerja boleh daftar sukarela pada 0.5%, dan sekali daftar ia mengikat.
- Asas levy adalah gaji pokok campur elaun tetap. Overtime, bonus dan komisen biasanya tidak dikira.
- Contoh SME 12 orang dengan payroll RM35,000 sebulan membayar RM350 sebulan atau RM4,200 setahun.
- Levy bukan cukai. Ia boleh dituntut balik melalui SBL atau SBL Khas, dengan syarat penyedia latihan berdaftar dan kelulusan dimohon sebelum latihan bermula.
- Kadar, had kos dan penalti boleh berubah. Semak HRD Corp, KWSP, PERKESO dan LHDN untuk maklumat terkini. Artikel ini rujukan pendidikan, bukan nasihat undang undang formal.
