Panduan Payroll SME Malaysia: Gaji, EPF, SOCSO, EIS dan PCB dari A sampai Z

Setiap bulan, ramai bos SME buat benda yang sama: buka Excel, tengok senarai nama staf, kira gaji, transfer duit, lepas tu harap semua betul. Masalahnya, payroll di Malaysia bukan setakat “gaji kasar tolak sikit sama dengan gaji bersih”. Ada empat potongan berkanun yang berbeza cara kiraan, berbeza siling gaji, berbeza portal bayaran, dan semuanya ada tarikh akhir yang sama ketat. Tersilap satu, denda datang kemudian, selalunya bila audit atau bila ada bekas pekerja pergi mengadu.

Artikel ini adalah panduan penuh payroll untuk majikan SME Malaysia. Kita mulakan dari asas komponen gaji, masuk ke EPF, SOCSO, EIS, PCB dan levy HRD Corp satu per satu, lepas tu buat satu contoh pengiraan lengkap dengan angka RM sebenar sampai ke kos penuh seorang pekerja untuk majikan. Semua kadar di sini adalah rujukan pendidikan. Kadar dan jadual boleh berubah, jadi semak sumber rasmi (KWSP, PERKESO, LHDN, JTKSM) untuk kadar terkini sebelum anda proses payroll sebenar.

Payroll bukan sekadar transfer gaji hujung bulan

Dari sudut undang-undang, payroll adalah gabungan tiga tanggungjawab berasingan yang kebetulan berlaku serentak:

• Bayar gaji yang betul mengikut kontrak dan Akta Kerja 1955. Gaji wajib dibayar tidak lewat daripada hari ketujuh selepas tamat tempoh gaji.
• Potong dan hantar caruman berkanun untuk KWSP, PERKESO, SIP dan PCB, termasuk bahagian pekerja yang anda potong dan bahagian majikan yang anda tanggung sendiri.
• Simpan rekod yang boleh ditunjuk kepada pegawai penguat kuasa bila diminta, termasuk daftar gaji dan rekod waktu kerja.

Ramai SME buat yang pertama dengan baik, buat yang kedua secara anggaran, dan langsung tak buat yang ketiga. Itu susunan risiko yang paling teruk sebab bila ada pertikaian, majikan yang tiada rekod akan sentiasa berada di kedudukan lemah.

Satu lagi perkara penting sejak pindaan Akta Kerja 1955 yang berkuat kuasa 1 Januari 2023: akta ini kini melindungi semua pekerja tanpa had gaji. Dulu ramai bos ingat staf bergaji RM8,000 tak tertakluk. Sekarang mereka tertakluk, cuma sesetengah seksyen tertentu seperti kadar bayaran kerja lebih masa masih terhad kepada pekerja bergaji RM4,000 ke bawah.

Komponen gaji: bezakan gaji pokok, elaun tetap dan elaun tidak tetap

Sebelum kira apa apa, anda kena tahu apa yang masuk dalam definisi “upah” untuk setiap agensi, sebab definisi mereka tidak sama.

Gaji pokok

Jumlah asas dalam surat tawaran. Ini asas untuk semua kiraan lain termasuk OT, potongan cuti tanpa gaji, dan faedah penamatan. Gaji minimum semasa ialah RM1,700 sebulan.

Elaun tetap

Elaun yang dibayar setiap bulan tanpa syarat, contohnya elaun telefon RM100 atau elaun perumahan RM300. Ini biasanya dikira sebagai sebahagian upah untuk tujuan caruman.

Elaun tidak tetap dan bayaran khas

Contohnya elaun perjalanan berdasarkan tuntutan, bayaran lebih masa, bonus tahunan, gratuiti. Layanan untuk setiap satu berbeza. Ini bahagian yang paling kerap tersilap dalam SME:

• Bayaran OT secara amnya tidak dimasukkan dalam upah KWSP, tetapi dimasukkan dalam upah PERKESO dan SIP.
• Elaun perjalanan secara amnya dikecualikan daripada ketiga tiga.
• Bonus tahunan tertakluk kepada KWSP dan PCB, tetapi biasanya dikecualikan daripada PERKESO.

Sebab definisi ini berbeza, jangan guna satu angka “gaji kasar” yang sama untuk semua kiraan. Susun slip gaji anda supaya setiap komponen ada label sendiri, kemudian tentukan komponen mana masuk ke dalam setiap asas caruman. Semak garis panduan rasmi setiap agensi kerana pengecualian ini kadang kadang dikemas kini.

EPF atau KWSP: caruman terbesar dan paling kerap tersilap

KWSP adalah komitmen kewangan terbesar selepas gaji itu sendiri. Kadar standard bagi pekerja warganegara di bawah umur 60 tahun:

Pekerja berumur 60 tahun ke atas mempunyai kadar yang berbeza, dan pekerja bukan warganegara juga tertakluk kepada susunan berasingan. Semak Jadual Ketiga KWSP untuk kes kes ini.

Perkara yang ramai tak sedar: KWSP tidak menggunakan peratusan tepat pada sen. Caruman sebenar diambil daripada Jadual Ketiga yang membahagikan gaji kepada julat, jadi angka sebenar mungkin berbeza beberapa ringgit daripada kiraan peratus manual anda. Kalau anda kira guna formula peratus dalam Excel, jumlah anda selalunya hampir betul tetapi bukan tepat, dan perbezaan kecil ini terkumpul jadi isu rekonsiliasi hujung tahun.

Bayaran dan penyata caruman perlu dihantar menjelang 15 haribulan bulan berikutnya. Lewat bayar akan dikenakan caj dividen lewat dan denda.

SOCSO atau PERKESO: perlindungan kemalangan dan keilatan

PERKESO melindungi pekerja untuk kemalangan pekerjaan, penyakit khidmat, keilatan dan kematian. Bagi pekerja di bawah umur 60 tahun, majikan mencarum di bawah Kategori Pertama yang meliputi kedua dua Skim Insurans Bencana Pekerjaan dan Skim Pencen Ilat.

• Majikan: kira kira 1.75% daripada upah
• Pekerja: 0.5% daripada upah
• Siling upah untuk pengiraan: RM6,000

Sebab ada siling RM6,000, staf bergaji RM9,000 dan staf bergaji RM6,000 akan menyumbang jumlah yang sama. Sama seperti KWSP, PERKESO menggunakan jadual julat gaji, jadi angka sebenar berbeza sedikit daripada peratus mentah.

Pekerja berumur 60 tahun ke atas yang masih bekerja biasanya berada dalam Kategori Kedua, di mana hanya majikan mencarum untuk perlindungan bencana pekerjaan. Ini kes yang selalu tersalah kod dalam sistem payroll SME.

EIS atau SIP: kecil tapi wajib

Sistem Insurans Pekerjaan membantu pekerja yang kehilangan pekerjaan. Kadarnya kecil tetapi ia bukan pilihan:

• Majikan: 0.2% daripada upah
• Pekerja: 0.2% daripada upah
• Siling upah: RM6,000

Maksudnya caruman SIP maksimum ialah kira kira RM11.90 sebulan sebelah. Kecil, tapi ia dihantar bersama PERKESO melalui portal yang sama, jadi tiada alasan untuk terlepas. Yang penting, kalau anda tak carum SIP dengan betul dan kemudian terpaksa buat pemberhentian, bekas pekerja anda mungkin tak layak menuntut, dan itu jadi masalah anda juga.

PCB atau MTD: potongan cukai bulanan

PCB adalah potongan cukai berjadual LHDN yang anda potong daripada gaji pekerja dan hantar kepada LHDN. Ia bukan cukai majikan. Anda hanya pemungut, tetapi kalau anda gagal potong, LHDN akan tuntut daripada anda.

Jumlah PCB bergantung kepada gaji, status perkahwinan, bilangan anak, dan pelepasan yang diisytiharkan pekerja melalui borang TP1 dan TP3. Sebab itulah anda perlu kumpul maklumat ini semasa onboarding, bukan bulan Disember.

Beberapa perkara operasi yang penting:

• Beritahu LHDN tentang pekerja baharu melalui borang CP22 dalam tempoh yang ditetapkan selepas mereka mula bekerja.
• Bila pekerja berhenti atau meninggalkan negara, borang CP22A atau CP21 perlu dihantar sebelum bayaran akhir dibuat, dan anda mungkin perlu menahan bayaran akhir sementara menunggu kelulusan.
• Hujung tahun, keluarkan Borang EA kepada setiap pekerja sebelum akhir Februari, dan hantar Borang E beserta CP8D menjelang 31 Mac.

Gunakan jadual PCB semasa atau portal e-PCB LHDN untuk pengiraan. Jangan hardcode peratus, kerana struktur cukai dan pelepasan berubah hampir setiap tahun bajet.

HRD Corp levy: kena bila bilangan staf cukup

Levy HRD Corp bukan caruman pekerja. Ia bayaran majikan untuk dana latihan, dan boleh dituntut semula untuk latihan yang diluluskan.

Banyak SME yang berkembang daripada 8 orang ke 11 orang terlepas pandang benda ini sepenuhnya, sampai satu hari dapat surat tunggakan. Kalau anda dalam fasa hiring aktif, letak semakan bilangan headcount ke dalam proses payroll bulanan anda.

Contoh pengiraan penuh: satu pekerja gaji RM3,800

Katakan Aiman bekerja dengan syarikat anda. Gaji pokok RM3,500 dan elaun telefon tetap RM300, jadi upah bulanan RM3,800. Dia bujang, warganegara, umur 29 tahun, dan syarikat anda ada 12 orang pekerja.

Jadi:

• Gaji bersih Aiman: RM3,800 tolak RM459.60 sama dengan RM3,340.40
• Kos sebenar Aiman kepada syarikat: RM3,800 campur RM606.10 sama dengan RM4,406.10

Perhatikan bezanya. Bila anda offer gaji RM3,800, kos sebenar anda kira kira 16% lebih tinggi daripada angka yang anda sebut. Ini belum kira EA form, insurans, latihan, atau peruntukan bonus. Kalau anda buat unjuran kos hiring untuk 5 orang staf baharu, gunakan pengganda 1.16 sebagai titik permulaan yang lebih jujur daripada gaji kasar semata mata.

Angka PCB dalam jadual ini adalah anggaran kasar untuk pekerja bujang tanpa pelepasan tambahan. Angka sebenar bergantung pada jadual PCB semasa dan borang TP1 pekerja, jadi gunakan pengiraan rasmi LHDN.

OT, cuti tanpa gaji dan potongan lain

Kadar kerja lebih masa

Bagi pekerja yang tertakluk kepada peruntukan OT dalam Akta Kerja 1955, kadar minimum ialah:

• Hari bekerja biasa: 1.5 kali kadar sejam biasa
• Hari rehat: 2.0 kali
• Cuti umum: 3.0 kali

Cara kira kadar sejam: gaji bulanan bahagi 26 untuk dapat gaji sehari, kemudian bahagi 8 untuk dapat kadar sejam. Contoh untuk pekerja bergaji RM2,000:

• Gaji sehari: RM2,000 bahagi 26 sama dengan RM76.92
• Kadar sejam: RM76.92 bahagi 8 sama dengan RM9.62
• OT hari biasa 4 jam: RM9.62 kali 1.5 kali 4 sama dengan RM57.72

Ingat waktu kerja maksimum ialah 45 jam seminggu dan 8 jam sehari. Kalau jadual shift anda melebihi ini secara berterusan, masalahnya bukan payroll, tapi struktur jadual kerja.

Cuti tanpa gaji

Potongan cuti tanpa gaji dikira berdasarkan gaji harian biasa, bukan berdasarkan pembahagi rambang. Guna pembahagi yang konsisten dan nyatakan dalam handbook syarikat supaya tiada pertikaian kemudian. Sebelum potong, pastikan pekerja itu memang tiada baki cuti tahunan atau cuti sakit yang layak, kerana kelayakan cuti bertambah mengikut tempoh khidmat, bermula 8 hari cuti tahunan untuk khidmat kurang 2 tahun sehingga 16 hari untuk 5 tahun ke atas.

Potongan yang tidak dibenarkan

Majikan tidak boleh sesuka hati potong gaji sebagai denda. Potongan yang dibenarkan adalah terhad, contohnya potongan berkanun, lebihan bayaran gaji yang dibuat dalam tempoh tiga bulan sebelumnya, dan potongan yang dibenarkan pekerja secara bertulis untuk tujuan tertentu. Denda lewat masuk kerja yang dipotong terus daripada gaji adalah kawasan berisiko tinggi.

Kalendar payroll bulanan dan tahunan

Tarikh tarikh ini boleh berubah dan sesetengahnya bergantung pada kaedah penghantaran. Sahkan dengan portal rasmi setiap agensi setiap tahun.

Rekod yang wajib majikan simpan

Ini bahagian yang paling kerap diabaikan SME, dan paling mahal bila ada aduan ke Jabatan Tenaga Kerja.

• Daftar gaji untuk setiap pekerja, disimpan sekurang kurangnya enam tahun, mengandungi butiran gaji, potongan, dan bayaran lebih masa.
• Rekod waktu kerja termasuk jam OT, terutamanya untuk pekerja yang layak tuntut OT.
• Rekod cuti yang tunjuk baki cuti tahunan, cuti sakit, cuti bersalin dan cuti paterniti.
• Kontrak pekerjaan bertulis untuk setiap pekerja, termasuk pekerja probation dan kontrak.
• Slip gaji yang jelas menunjukkan setiap komponen dan potongan.

Kalau semua ini hidup dalam kepala bos dan satu fail Excel di laptop peribadi, syarikat anda sebenarnya tiada rekod. Ia ada satu titik kegagalan.

Tujuh kesilapan payroll paling biasa dalam SME

1. Guna peratus mentah, bukan jadual rasmi. Beza beberapa ringgit sebulan kali 15 orang kali 12 bulan jadi masalah rekonsiliasi yang menyakitkan.
2. Salah kod pekerja umur 60 ke atas. Kadar KWSP dan kategori PERKESO mereka berbeza.
3. Anggap staf probation tak perlu caruman. Salah. Caruman bermula dari hari pertama bekerja.
4. Lupa levy HRD Corp selepas headcount lepas ambang. Kena bila syarikat mula membesar.
5. Masukkan OT dalam asas KWSP. Ini terlebih bayar. Masalahnya pula kalau anda tinggalkan OT daripada asas PERKESO, itu terkurang bayar.
6. Tak kumpul TP1 dan TP3 masa onboarding. Akibatnya PCB tak tepat sepanjang tahun dan pekerja marah masa e-Filing.
7. Slip gaji tak lengkap. Slip yang hanya tulis “gaji bersih” tanpa pecahan adalah lemah dari segi pematuhan dan buruk dari segi kepercayaan staf.

Bila patut berhenti guna Excel

Excel boleh tahan untuk 3 hingga 5 orang staf dengan struktur gaji yang mudah. Selepas itu, tanda tanda ia dah tak sesuai adalah jelas:

• Payroll ambil lebih 3 jam sebulan untuk diproses.
• Ada staf yang gaji berbeza beza sebab OT, claim atau cuti tanpa gaji.
• Anda pernah terlepas satu tarikh akhir 15 haribulan.
• Anda tak boleh keluarkan rekod cuti seseorang staf dalam masa dua minit.
• Borang EA hujung tahun ambil lebih sehari untuk disiapkan.

Ini bukan soal alat mana lebih canggih. Ia soal risiko. Sistem payroll yang betul mengunci logik caruman, simpan rekod secara automatik, dan hasilkan borang tahunan tanpa anda perlu bina semula fail setiap tahun. AETHERI dibina untuk kes penggunaan ini, iaitu SME Malaysia yang perlu payroll dan rekod HR yang kemas tanpa perlu upah pasukan HR penuh.

Ringkasan

• Kos sebenar seorang pekerja adalah kira kira 16% lebih tinggi daripada gaji kasar setelah campur KWSP majikan, PERKESO, SIP dan levy HRD Corp. Guna pengganda ini bila buat unjuran hiring.
• Definisi “upah” berbeza antara agensi. OT biasanya tidak masuk asas KWSP tetapi masuk asas PERKESO dan SIP, jadi jangan guna satu angka untuk semua kiraan.
• KWSP dan PERKESO guna jadual julat gaji, bukan peratus tepat. Kiraan peratus dalam Excel akan hampir betul tetapi tidak tepat.
• Tarikh 15 haribulan bulan berikutnya adalah tarikh akhir bersama untuk KWSP, PERKESO, SIP, PCB dan levy HRD Corp. Satu tarikh, lima kewajipan.
• Rekod adalah pertahanan anda. Daftar gaji, rekod waktu kerja dan rekod cuti wajib disimpan, dan semua kadar dalam artikel ini perlu disahkan semula dengan KWSP, PERKESO, LHDN dan JTKSM kerana ia boleh berubah. Ini rujukan pendidikan, bukan nasihat undang undang formal.