Kebanyakan SME buat semakan rujukan sebagai formaliti. Telefon nombor yang calon bagi, tanya “dia okay tak?”, dapat jawapan “okay je”, letak telefon, terus buat offer. Tiga bulan kemudian baru sedar orang itu tak pernah pegang tugas yang dia claim dalam resume, atau ada masalah kehadiran yang teruk di tempat lama. Masa itu duit gaji, caruman, dan masa training sudah habis.
Sebelah lagi pula ada bos yang terlebih semangat. Call bekas majikan tanpa beritahu calon, tanya pasal masalah kesihatan, tanya kenapa dia bercerai, korek info dari kawan kepada kawan. Itu bukan due diligence, itu risiko undang-undang di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010. Artikel ini tunjuk cara buat semakan rujukan yang betul betul berguna, tanpa masuk kawasan yang boleh menyusahkan syarikat anda sendiri.
Kenapa semakan rujukan penting untuk SME
Syarikat besar ada bantalan. Kalau silap ambil seorang daripada 500 pekerja, operasi masih jalan. SME dengan 12 orang staf tak ada bantalan itu. Seorang yang salah dalam pasukan kecil boleh ganggu produktiviti seluruh team, dan proses nak keluarkan dia pula terikat dengan Akta Kerja 1955 yang kini melindungi semua pekerja tanpa had gaji.
Ingat juga notis penamatan minimum: 4 minggu bagi khidmat kurang 2 tahun, 6 minggu bagi 2 hingga 5 tahun, dan 8 minggu bagi 5 tahun ke atas. Silap ambil orang bukan setakat rugi gaji semasa dia bekerja, tapi rugi juga masa dan kos untuk lepaskan dia dengan cara yang betul.
Apa yang undang undang Malaysia benarkan
Rangka utama ialah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA). Untuk majikan SME, tiga perkara paling praktikal:
- Kebenaran. Anda perlu kebenaran calon sebelum kumpul dan proses data peribadi dia, termasuk hubungi pihak ketiga tentang dia.
- Tujuan terhad. Data yang dikumpul untuk tujuan pengambilan hanya boleh diguna untuk tujuan itu. Bukan untuk masuk senarai marketing, bukan untuk dikongsi ke syarikat kawan.
- Data sensitif. Maklumat kesihatan, kepercayaan agama, dan rekod jenayah tergolong dalam kategori yang lebih ketat. Jangan korek benda ini melalui rujukan tidak rasmi.
PDPA telah dipinda dan pindaan berkuat kuasa secara berperingkat mulai 2025, termasuk perkara berkaitan pemberitahuan pelanggaran data dan pelantikan pegawai perlindungan data bagi kategori tertentu. Semak laman rasmi Jabatan Perlindungan Data Peribadi untuk kedudukan terkini sebelum anda tetapkan polisi dalaman.
Perlu jelas juga: ini bahan pendidikan untuk majikan SME, bukan nasihat guaman. Kalau kes anda melibatkan pertikaian atau tuntutan, rujuk peguam.
Langkah pertama: kebenaran bertulis, bukan lisan
Jangan bergantung pada andaian bahawa calon letak nama rujukan dalam resume bermakna dia bagi lampu hijau. Buat borang kebenaran ringkas yang calon tandatangan sebelum anda mula telefon sesiapa. Isi minimum:
- Nama dan jawatan rujukan yang calon benarkan anda hubungi.
- Skop maklumat yang akan disemak, contohnya tempoh khidmat, jawatan, prestasi kerja, dan kelayakan untuk diambil semula.
- Kenyataan bahawa maklumat digunakan semata mata untuk penilaian pengambilan.
- Tempoh simpanan rekod dan cara calon boleh minta akses atau pembetulan.
- Tandatangan dan tarikh.
Kalau calon masih bekerja dan tak mahu majikan semasa dihubungi, hormati itu. Minta rujukan alternatif seperti bekas penyelia dari syarikat sebelum ini, atau buat semakan bersyarat selepas offer diterima.
Soalan selamat berbanding soalan berisiko
| Boleh dan berguna | Elak, risiko privasi atau diskriminasi |
|---|---|
| Tarikh mula dan tarikh tamat khidmat | Status perkahwinan, rancangan nak ada anak |
| Jawatan sebenar dan skop tanggungjawab | Keadaan kesihatan, sejarah cuti sakit terperinci |
| Kualiti kerja dan konsistensi hasil | Agama, bangsa, atau kecenderungan politik |
| Cara dia bekerja dalam pasukan | Isu peribadi keluarga atau kewangan |
| Sebab dia berhenti (versi bekas majikan) | Rekod jenayah melalui khabar angin |
| Adakah syarikat akan ambil dia semula | Butiran gaji tepat jika bekas majikan enggan kongsi |
Soalan gaji perlu berhati hati. Cara lebih bersih ialah minta slip gaji atau surat pengesahan terus daripada calon dengan kebenaran dia, bukan korek daripada pihak ketiga.
Skrip semakan 12 minit yang boleh terus pakai
Kelemahan biasa bukan soalan yang salah, tapi soalan yang terlalu umum sampai jawapannya kosong. Cuba susunan ini:
- “Boleh sahkan tarikh dia bekerja dengan tuan dan jawatan terakhir dia?”
- “Apa tugas harian dia yang paling utama?” Bandingkan dengan resume.
- “Kalau saya bagi projek yang perlu siap dalam masa ketat, dia biasanya macam mana?”
- “Bahagian mana kerja dia yang tuan rasa dia paling kuat?”
- “Bahagian mana yang dia kena tingkatkan lagi?” Kalau jawapan “tak ada”, tolak sikit dengan “kalau ada satu benda je yang tuan harap dia buat lain, apa dia?”
- “Macam mana dia bila dapat feedback yang kurang sedap?”
- “Kalau ada kekosongan sama hari ini, tuan akan pertimbang dia semula?”
- “Ada apa apa yang saya patut tahu untuk bantu dia berjaya di tempat kami?”
Soalan nombor 7 adalah yang paling banyak bagi isyarat. Jeda panjang sebelum jawab selalunya lebih bermakna daripada perkataan yang keluar selepas itu.
Cara baca jawapan yang berselindung
Ramai bekas majikan Malaysia elak komen negatif kerana takut isu undang undang. Jadi anda kena dengar corak, bukan ayat.
- Jawapan pendek dan hanya sahkan fakta HR, sedangkan rujukan lain bercerita panjang. Itu perbezaan yang bermakna.
- Puji sifat peribadi tapi elak cakap pasal hasil kerja. Contoh, “dia baik orangnya” tanpa satu pun contoh pencapaian.
- Enggan jawab soalan ambil semula, atau tukar topik.
- Jawatan yang disebut tak sepadan dengan resume. Ini perkara paling kerap terbongkar.
Satu isyarat kecil bukan sebab untuk tolak calon. Corak yang berulang merentas dua atau tiga rujukan baru layak dijadikan asas keputusan.
Semakan media sosial dan latar belakang lain
Profil awam memang boleh dilihat, tapi tetapkan disiplin. Semak hanya profil profesional yang relevan dengan jawatan, dan nilai hanya perkara yang berkaitan kerja. Jangan simpan tangkapan skrin peribadi dalam fail pengambilan. Jangan minta password atau minta calon buka akaun peribadi, dan jangan guna akaun palsu untuk masuk kumpulan tertutup.
Untuk pengesahan kelayakan akademik, cara paling bersih ialah minta salinan sijil daripada calon dan sahkan dengan institusi jika perlu. Untuk semakan rekod jenayah, gunakan saluran rasmi yang dibenarkan dan hanya bila jawatan itu betul betul menuntutnya, contohnya peranan yang pegang wang tunai atau data pelanggan sensitif.
Kos: kenapa 30 minit ini berbaloi
Ambil contoh SME dengan 14 pekerja Malaysia, mengambil seorang eksekutif dengan gaji RM3,500 sebulan.
| Komponen kos majikan sebulan | Jumlah (RM) |
|---|---|
| Gaji pokok | 3,500.00 |
| KWSP majikan 13% | 455.00 |
| PERKESO majikan lebih kurang 1.75% | 61.25 |
| SIP majikan 0.2% | 7.00 |
| Levi HRD Corp 1% (majikan 10 pekerja ke atas) | 35.00 |
| Jumlah sebulan | 4,058.25 |
Kalau orang itu tak jadi dan keluar selepas probation 3 bulan, kos gaji dan caruman sahaja sudah RM12,174.75. Tambah kos iklan jawatan dan masa temuduga lebih kurang RM1,500, dan kos onboarding serta latihan RM2,000. Jumlah hangus hampir RM15,700, belum kira kerja yang tertangguh.
Bandingkan dengan kos semakan rujukan. Tiga panggilan, 20 minit setiap satu, jumlah sejam masa admin. Kalau gaji admin RM2,800 sebulan, kadar sejam lebih kurang RM13.50. Satu jam kerja yang boleh selamatkan lima angka. Semak kadar terkini caruman di laman rasmi KWSP, PERKESO, LHDN, dan HRD Corp kerana kadar dan siling boleh berubah.
Simpan rekod dengan cara yang betul
- Rekod nota rujukan secara faktual. Tulis apa yang dikatakan, bukan tafsiran emosi anda.
- Simpan dalam fail pengambilan yang berasingan dan terhad akses, bukan dalam group WhatsApp.
- Tetapkan tempoh simpanan untuk calon yang tak berjaya, contohnya 6 hingga 12 bulan, kemudian buang.
- Jangan kongsi nota rujukan dengan pihak luar tanpa kebenaran.
- Kalau anda guna sistem HR, pastikan akses kepada modul pengambilan dihadkan kepada orang yang betul betul perlu.
Bila bekas majikan enggan bagi apa apa
Ada syarikat yang polisinya hanya sahkan tarikh dan jawatan. Itu normal dan bukan tanda buruk. Dalam kes ini, kuatkan sumber lain: minta calon bagi rujukan tambahan seperti klien, rakan sekerja senior, atau vendor yang pernah bekerja rapat dengannya. Boleh juga guna ujian kerja praktikal yang pendek dan berbayar untuk lihat kemampuan sebenar, dan pastikan tempoh probation anda ada penilaian bertulis di pertengahan tempoh, bukan hanya di hujung.
Ringkasan
- Dapatkan kebenaran bertulis calon sebelum hubungi mana mana rujukan. Ini asas pematuhan PDPA 2010 dan juga tanda profesionalisme.
- Tanya soalan berkaitan kerja sahaja. Elak soalan kesihatan, keluarga, agama, dan hal peribadi yang tiada kaitan dengan tugas.
- Soalan “adakah tuan akan ambil dia semula” memberi isyarat paling banyak. Dengar corak merentas beberapa rujukan, bukan satu ayat terpencil.
- Satu jam masa admin boleh elak kerugian lima angka daripada pengambilan yang salah, berdasarkan kos gaji dan caruman majikan sebenar.
- Simpan rekod dengan akses terhad, tempoh simpanan jelas, dan sentiasa semak sumber rasmi KWSP, PERKESO, LHDN, dan JTKSM untuk kadar dan peraturan terkini.
