Ramai bos SME masih guna handbook yang ditulis tahun 2018. Masalahnya, Akta Kerja 1955 dah dipinda pada 2022 dan berkuat kuasa 1 Januari 2023. Kalau polisi syarikat anda tak diupdate sejak itu, kemungkinan besar ada beberapa perkara dalam handbook tu yang dah tak sah, atau lebih teruk, dah melanggar undang-undang tanpa anda sedar.
Yang paling ramai tersasar: sangkaan bahawa Akta Kerja cuma lindungi pekerja bergaji bawah RM2,000. Itu peraturan lama. Sekarang Akta Kerja lindungi SEMUA pekerja tanpa had gaji, termasuk manager anda yang bergaji RM8,000. Cuma ada beberapa seksyen tertentu (contohnya kadar kerja lebih masa) yang masih terhad kepada pekerja bergaji RM4,000 ke bawah. Artikel ini pecahkan 8 perubahan utama yang paling kerap jadi punca dispute di SME Malaysia, dan apa yang perlu anda betulkan dalam dokumen HR.
1. Perlindungan Akta Kerja Kini Meliputi Semua Pekerja
Sebelum ini, perlindungan penuh Akta Kerja terhad kepada pekerja dalam Jadual Pertama, kebanyakannya bergaji rendah atau kerja manual. Selepas pindaan, skop diperluas kepada semua pekerja yang ada kontrak perkhidmatan, tanpa mengira gaji.
Apa yang berubah untuk anda sebagai majikan SME:
- Staff bergaji RM6,000 pun berhak cuti tahunan minimum, cuti sakit minimum, dan tempoh notis mengikut Akta. Anda tak boleh lagi kata “dia manager, terma dia ikut budi bicara syarikat”.
- Kontrak yang bagi terma lebih rendah daripada Akta adalah tidak sah pada bahagian tersebut. Akta menang, kontrak kalah.
- Anda boleh bagi lebih baik daripada Akta. Itu tiada masalah. Yang haram adalah bagi kurang.
Yang masih terhad kepada gaji RM4,000 ke bawah
Beberapa perkara khusus, terutamanya kadar bayaran kerja lebih masa dan bayaran kerja pada hari rehat serta cuti umum, masih terpakai kepada pekerja bergaji tidak melebihi RM4,000 sebulan. Untuk staff bergaji atas RM4,000, syarat OT mereka ikut kontrak dan polisi syarikat. Sebab itu penting anda tulis terma OT dengan jelas dalam surat tawaran, bukan biar terapung.
2. Waktu Kerja Turun Kepada 45 Jam Seminggu
Dulu had waktu kerja normal ialah 48 jam seminggu. Sekarang maksimum 45 jam seminggu dan tidak melebihi 8 jam sehari.
Ini kena banyak SME yang masih jalankan jadual 6 hari seminggu, 8 jam sehari. Itu 48 jam, dah lebih 3 jam. Pilihan anda:
- Pendekkan hari kerja jadi 7.5 jam sehari untuk 6 hari (45 jam).
- Tukar kepada 5 hari kerja, 9 jam sehari (45 jam), dengan waktu rehat yang betul.
- Kekalkan jadual sedia ada tapi bayar 3 jam tu sebagai OT setiap minggu. Ini pilihan paling mahal.
Contoh kos kalau anda tak betulkan jadual
Katakan anda ada 8 staff operasi bergaji RM2,200 sebulan, kerja 48 jam seminggu.
- Kadar sejam biasa: RM2,200 dibahagi 26 hari dibahagi 8 jam = RM10.58 sejam
- Kadar OT (1.5x): RM15.87 sejam
- Lebihan 3 jam seminggu x 4.33 minggu = 12.99 jam sebulan
- Kos OT sebulan seorang: 12.99 x RM15.87 = RM206.15
- Untuk 8 orang: RM1,649 sebulan, atau hampir RM19,800 setahun
Itu belum kira caruman KWSP dan PERKESO atas jumlah tersebut. Kalau anda cuma restruktur jadual jadi 45 jam, kos tu jadi sifar.
3. Cuti Bersalin Naik Kepada 98 Hari
Cuti bersalin bertambah daripada 60 hari kepada 98 hari berturut-turut. Ini perubahan paling besar dari segi kesan operasi untuk SME yang staff perempuan ramai.
Perkara praktikal yang selalu SME terlepas pandang:
- Anda kena rancang cover 3 bulan lebih, bukan 2 bulan. Mula bincang pelan handover paling lewat 2 bulan sebelum tarikh jangkaan.
- Majikan tidak boleh tamatkan perkhidmatan pekerja hamil atau yang menghidap penyakit berkaitan kehamilan, kecuali atas sebab tertentu seperti salah laku atau penutupan perniagaan. Beban membuktikan ada pada majikan.
- Bajetkan kos gaji berganda kalau anda ambil pengganti sementara. Untuk gaji RM3,000, 98 hari lebih kurang RM9,800.
4. Cuti Paterniti 7 Hari (Baru)
Sebelum pindaan, tiada cuti paterniti berkanun langsung. Sekarang pekerja lelaki berhak 7 hari berturut-turut cuti paterniti berbayar, tertakluk kepada syarat termasuk pekerja tersebut berkahwin dan telah berkhidmat dengan majikan untuk tempoh yang ditetapkan sebelum kelahiran. Kelayakan terhad kepada bilangan kelahiran tertentu.
Tips operasi: minta notifikasi awal secara bertulis, sekurang kurangnya 30 hari sebelum tarikh jangkaan bersalin, supaya anda boleh susun jadual. Tulis syarat notis ini dalam handbook, bukan andaikan staff akan beritahu sendiri.
5. Pengaturan Kerja Fleksibel: Anda Wajib Jawab Dalam 60 Hari
Ini seksyen baru yang paling ramai bos SME tak tahu. Pekerja boleh mohon secara bertulis untuk ubah waktu kerja, hari kerja, atau tempat kerja. Majikan tidak wajib luluskan, tetapi majikan WAJIB beri jawapan bertulis dalam tempoh 60 hari. Kalau tolak, anda kena nyatakan sebab.
Apa yang perlu anda sediakan:
- Satu borang permohonan mudah (nama, jenis pengaturan diminta, tarikh cadangan mula, sebab).
- Satu log tarikh terima permohonan. Jam 60 hari mula dari sini.
- Template surat jawapan, kelulusan dan penolakan, dengan ruang sebab.
Sebab penolakan yang munasabah termasuk kesan kepada kualiti perkhidmatan pelanggan, kos tambahan yang tidak wajar, atau sifat kerja yang memerlukan kehadiran fizikal. Yang bahaya adalah diam tak jawab langsung.
6. Cuti Sakit dan Kemasukan Hospital Dikira Berasingan
Cuti sakit tanpa kemasukan hospital ialah 14 hari (kurang 2 tahun khidmat), 18 hari (2 hingga 5 tahun), dan 22 hari (5 tahun ke atas). Untuk kes yang perlu warad hospital, kelayakan boleh sampai 60 hari setahun.
Poin penting yang selalu jadi punca pertengkaran: kiraan warad hospital tidak ditolak daripada baki cuti sakit biasa dengan cara yang merugikan pekerja. Sistem payroll anda perlu ada dua baldi berasingan, bukan satu.
| Tempoh khidmat | Cuti tahunan | Cuti sakit (tanpa warad) | Notis penamatan |
|---|---|---|---|
| Kurang 2 tahun | 8 hari | 14 hari | 4 minggu |
| 2 hingga 5 tahun | 12 hari | 18 hari | 6 minggu |
| 5 tahun ke atas | 16 hari | 22 hari | 8 minggu |
Nota: cuti umum berbayar minimum 11 hari setahun, termasuk 5 hari wajib. Kalau anda beroperasi pada cuti umum, kadar bayaran ialah 3.0x untuk pekerja yang layak.
7. Notis Gangguan Seksual Wajib Dipamerkan
Majikan kini diwajibkan pamerkan notis untuk meningkatkan kesedaran mengenai gangguan seksual di tempat kerja. Selain itu, Akta Antigangguan Seksual 2022 mewujudkan Tribunal khusus untuk kes gangguan seksual.
Untuk SME, minimum yang perlu ada:
- Notis dipamerkan di tempat yang jelas kelihatan, contohnya papan kenyataan pantry atau ruang punch card.
- Polisi bertulis yang nyatakan saluran aduan dan siapa penerima aduan. Kalau syarikat kecil dan bos adalah pihak yang diadu, mesti ada saluran alternatif.
- Rekod siasatan yang didokumen. Tanpa rekod, anda sukar pertahankan diri kalau kes naik ke Tribunal atau Mahkamah Perusahaan.
8. Anggapan Pekerjaan Untuk Kes Status Kabur
Pindaan memperkenalkan peruntukan anggapan pekerjaan. Kalau tiada kontrak bertulis, hubungan boleh dianggap sebagai hubungan pekerjaan berdasarkan faktor seperti kawalan ke atas cara kerja, penetapan waktu kerja, penyediaan alat kerja, dan sekatan ke atas pekerja mengambil kerja lain.
Ini kena kepada SME yang label staff sebagai “freelance” atau “kontraktor” tetapi layan mereka macam pekerja tetap. Kalau anda tetapkan jam kerja mereka, sediakan laptop, dan larang mereka ambil klien lain, kemungkinan besar mereka pekerja pada pandangan undang-undang. Risikonya: tuntutan tunggakan KWSP, PERKESO, EIS, dan faedah cuti secara retrospektif.
Kos sebenar kalau salah klasifikasi
Katakan seorang “freelancer” dibayar RM3,500 sebulan selama 24 bulan, tetapi sebenarnya pekerja.
- KWSP majikan 13% x RM3,500 x 24 bulan = RM10,920
- KWSP pekerja 11% yang anda tak potong = RM9,240 (biasanya majikan kena tanggung balik)
- PERKESO majikan sekitar 1.75%, EIS 0.2%, dikira atas gaji berinsurans dengan siling RM6,000
- Belum kira caj lewat bayar dan potensi tuntutan cuti tahunan tidak diambil
Total boleh cecah lebih RM20,000 untuk seorang staff sahaja. Semak sumber rasmi (KWSP, PERKESO, LHDN, JTKSM) untuk kadar dan caj lewat terkini sebelum buat pengiraan muktamad.
Senarai Semak Pembetulan Untuk SME
Kalau anda nak buat satu pusingan pembersihan dokumen HR, ikut urutan ini:
- Surat tawaran. Semak klausa waktu kerja (mesti 45 jam atau kurang), tempoh notis, dan terma OT untuk staff atas RM4,000.
- Handbook. Update jadual cuti tahunan, cuti sakit, cuti bersalin 98 hari, tambah seksyen cuti paterniti dan pengaturan kerja fleksibel.
- Sistem payroll. Pastikan kadar OT 1.5x, 2.0x, 3.0x betul, dan baldi cuti sakit berasingan daripada warad hospital.
- Klasifikasi staff. Senaraikan semua “freelance” dan “part time” anda, nilai semula guna faktor kawalan.
- Notis di tempat kerja. Pamerkan notis gangguan seksual dan maklumat asas hak pekerja.
- Rekod. Simpan rekod kehadiran, cuti, dan gaji sekurang kurangnya mengikut tempoh yang ditetapkan JTKSM. Bila dispute naik, rekod yang menang, bukan ingatan.
Kebanyakan SME yang kena masalah bukan sebab niat jahat. Mereka kena sebab template lama, payroll manual dalam Excel, dan tiada sesiapa yang tugasnya semak update perundangan. Sistem HR yang betul sepatutnya kira caruman ikut kadar semasa, kunci had 45 jam dalam jadual, dan flag bila cuti seseorang dah lebih kelayakan sebelum payroll dilepaskan.
Artikel ini rujukan pendidikan, bukan nasihat undang undang formal. Untuk kes spesifik terutamanya melibatkan penamatan atau dispute, rujuk peguam pekerjaan atau Jabatan Tenaga Kerja.
Ringkasan
- Akta Kerja 1955 selepas pindaan 2022 kini lindungi semua pekerja tanpa had gaji. Sesetengah seksyen seperti kadar OT masih terhad kepada gaji RM4,000 ke bawah.
- Waktu kerja normal turun kepada 45 jam seminggu. Jadual 6 hari x 8 jam sudah melebihi had dan boleh jadi kos OT ribuan ringgit setahun.
- Cuti bersalin naik kepada 98 hari, dan cuti paterniti 7 hari diperkenalkan buat kali pertama.
- Permohonan pengaturan kerja fleksibel wajib dijawab secara bertulis dalam 60 hari, walaupun jawapannya tolak.
- Salah klasifikasi “freelancer” yang sebenarnya pekerja boleh mencetuskan tuntutan retrospektif KWSP, PERKESO dan EIS yang cecah puluhan ribu ringgit. Semak sumber rasmi (KWSP, PERKESO, LHDN, JTKSM) untuk kadar terkini.
