Checklist Audit HR Tahunan untuk SME

Kebanyakan bos SME hanya sedar ada masalah HR bila dah lambat. Surat tuntutan dari bekas pekerja masuk, atau pegawai JTKSM datang buat pemeriksaan, atau seorang staf tanya kenapa caruman KWSP dia kurang tiga bulan. Waktu itu barulah nak korek fail, dan selalunya fail itu memang tak lengkap.

Audit HR tahunan ialah cara paling murah untuk elak semua itu. Ia bukan projek besar yang perlu consultant mahal. Untuk syarikat 10 hingga 50 orang, satu atau dua hari kerja fokus sudah cukup untuk semak semua benda penting. Artikel ini bagi anda checklist penuh yang boleh terus guna, disusun ikut bahagian, supaya anda tahu apa yang perlu disemak dan apa yang biasanya jadi masalah. Ini rujukan pendidikan, bukan nasihat undang undang formal.

Kenapa audit tahunan penting untuk SME

Syarikat besar ada jabatan HR penuh dengan proses semak berkala. SME biasanya ada seorang admin yang buat payroll sambil buat kerja lain. Dalam keadaan macam itu, kesilapan kecil boleh berlarutan bertahun tahun tanpa perasan.

Tiga risiko utama yang audit tahunan boleh tangkap awal:

• Risiko statutori. Caruman kurang bayar atau lewat bayar boleh kena caj lewat dan penalti. Kekurangan itu perlu dibayar balik, kadang kala bertahun ke belakang.
• Risiko pertikaian pekerja. Tiada surat tawaran bertulis, tiada rekod amaran, tiada rekod cuti. Bila kes masuk Jabatan Perhubungan Perusahaan, majikan yang tak ada dokumen selalunya kalah walaupun secara fakta dia betul.
• Risiko kos tersembunyi. Baki cuti terkumpul yang tak dipantau boleh jadi liabiliti tunai besar bila ramai staf berhenti serentak.

Bahagian 1: Audit fail pekerja

Mula dengan benda paling asas. Ambil senarai semua pekerja aktif, kemudian semak satu per satu sama ada fail mereka lengkap.

Setiap fail pekerja sepatutnya ada:

1. Surat tawaran atau kontrak yang ditandatangani kedua dua pihak
2. Salinan kad pengenalan atau pasport dan permit kerja untuk warga asing
3. Borang maklumat peribadi termasuk nombor KWSP, PERKESO dan nombor cukai
4. Maklumat akaun bank untuk payroll
5. Surat pengesahan jawatan selepas probation, kalau berkenaan
6. Rekod kenaikan gaji atau perubahan jawatan
7. Rekod prestasi, amaran atau tindakan disiplin
8. Waris dan nombor kecemasan

Perkara yang paling kerap hilang dalam SME ialah surat pengesahan selepas probation. Ramai bos anggap kalau tak kata apa apa, staf itu automatik confirm. Secara amalan mungkin ya, tetapi bila timbul pertikaian tentang tempoh khidmat dan kelayakan cuti, dokumen bertulis itulah yang jadi bukti.

Bahagian 2: Audit payroll dan caruman statutori

Ini bahagian paling berisiko sebab melibatkan wang dan pihak berkuasa. Semak sekurang kurangnya tiga bulan payroll secara terperinci, dan bandingkan dengan penyata caruman yang anda hantar.

Kadar rujukan asas

Kadar PERKESO sebenarnya ikut jadual band gaji, bukan peratus rata, jadi angka di atas adalah anggaran untuk perancangan. Pekerja berumur 60 tahun ke atas ada kadar KWSP dan PERKESO yang berbeza. Semak sumber rasmi KWSP, PERKESO, LHDN dan JTKSM untuk kadar terkini sebelum anda betulkan mana mana pengiraan.

Contoh pengiraan kos sebenar seorang pekerja

Katakan seorang staf admin bergaji pokok RM3,500 sebulan, umur 32 tahun, dan syarikat anda ada 14 pekerja Malaysia.

• Caruman KWSP majikan 13% ialah RM455.00
• Caruman PERKESO majikan lebih kurang 1.75% ialah RM61.25
• Caruman SIP majikan 0.2% ialah RM7.00
• Levi HRD Corp 1% ialah RM35.00

Jumlah kos tambahan majikan ialah RM558.25. Maknanya kos sebenar pekerja ini kepada syarikat ialah RM4,058.25 sebulan, atau lebih kurang RM48,699 setahun sebelum kira bonus, insurans dan latihan. Kalau anda ada 14 orang dengan purata gaji sama, beza antara “kos gaji” dan “kos sebenar” ialah lebih kurang RM93,786 setahun. Angka ini penting masa buat bajet, dan ramai bos SME terlepas pandang.

Senarai semak payroll

• Gaji minimum semasa ialah RM1,700 sebulan. Pastikan tiada pekerja dibayar bawah paras ini.
• Semua caruman dibayar sebelum tarikh akhir bulanan, tiada rekod caj lewat.
• Nombor KWSP dan PERKESO setiap pekerja betul dan padan dengan penyata.
• PCB dipotong ikut jadual LHDN semasa, dan pelarasan tahunan dibuat.
• Borang E dan EA disediakan dan diedarkan mengikut tarikh yang ditetapkan.
• Elaun yang dikenakan caruman dan yang dikecualikan dikelaskan dengan betul.
• Kadar OT betul, iaitu 1.5 kali hari biasa, 2.0 kali hari rehat, dan 3.0 kali cuti umum.

Bahagian 3: Audit cuti dan waktu kerja

Akta Kerja 1955 selepas pindaan 2022 melindungi semua pekerja tanpa had gaji, walaupun ada seksyen tertentu seperti kadar OT masih terhad kepada pekerja bergaji RM4,000 ke bawah. Banyak SME masih guna polisi lama yang belum dikemas kini.

Perkara lain yang perlu disemak dalam bahagian ini:

• Cuti sakit dengan warad hospital sehingga 60 hari setahun.
• Cuti bersalin 98 hari, dan cuti paterniti 7 hari tertakluk kepada syarat berkahwin dan tempoh khidmat.
• Cuti umum berbayar sekurang kurangnya 11 hari, termasuk 5 hari wajib.
• Waktu kerja tidak melebihi 8 jam sehari dan 45 jam seminggu.
• Ada rekod kehadiran yang boleh dirujuk, bukan sekadar ingatan supervisor.
• Permohonan pengaturan kerja fleksibel dijawab secara bertulis dalam tempoh 60 hari.

Satu ujian ringkas: ambil tiga orang staf secara rawak, dan cuba jawab berapa baki cuti mereka hari ini. Kalau anda perlu tanya orang lain atau buka tiga fail berbeza, sistem rekod cuti anda sebenarnya belum boleh diharap.

Bahagian 4: Audit polisi dan buku panduan pekerja

Polisi bertulis bukan formaliti. Ia yang tentukan sama ada tindakan disiplin anda boleh dipertahankan atau tidak.

• Buku panduan pekerja wujud, dikemas kini selepas pindaan 2022, dan setiap staf ada salinan.
• Ada polisi dan mekanisme aduan gangguan seksual, selaras dengan tanggungjawab majikan di bawah Akta Antigangguan Seksual 2022.
• Prosedur disiplin jelas, termasuk proses siasatan dalaman sebelum tindakan diambil.
• Polisi tuntutan perbelanjaan, cuti tanpa gaji, dan penggunaan aset syarikat.
• Polisi perlindungan data peribadi pekerja.
• Bukti staf terima dan akui polisi, contohnya borang akuan bertandatangan.

Bahagian 5: Audit penamatan dan keluar masuk staf

Bahagian inilah yang paling kerap jadi kes. Semak semua penamatan sepanjang 12 bulan lepas.

• Notis diberi mengikut tempoh yang betul, atau bayaran ganti notis dibuat.
• Ada rekod bertulis sebab penamatan.
• Untuk kes disiplin, ada rekod amaran berperingkat dan siasatan dalaman.
• Faedah penamatan dikira betul untuk kes pemberhentian atas sebab lebihan pekerja, iaitu 10 hari gaji setiap tahun khidmat bagi kurang 2 tahun, 15 hari bagi 2 hingga 5 tahun, dan 20 hari bagi 5 tahun ke atas.
• Bayaran akhir termasuk baki cuti dibuat dalam tempoh munasabah.
• Akses sistem, emel dan aset syarikat ditarik balik pada hari terakhir.

Contoh: staf bergaji RM3,000 dengan khidmat 4 tahun diberhentikan atas sebab lebihan pekerja. Gaji sehari lebih kurang RM100 kalau kira 30 hari. Faedah penamatan ialah 15 hari darab 4 tahun bersamaan 60 hari, iaitu lebih kurang RM6,000, belum campur ganti notis dan baki cuti.

Bahagian 6: Audit sistem dan data

Kalau rekod HR anda bertaburan antara fail Excel, WhatsApp dan kepala admin, audit tahun depan akan sesukar tahun ini.

• Ada satu sumber rekod tunggal untuk maklumat pekerja, cuti dan payroll.
• Backup dibuat berkala dan boleh dipulihkan, bukan sekadar wujud.
• Akses kepada data gaji terhad kepada orang yang betul betul perlu.
• Slip gaji dikeluarkan setiap bulan dan boleh dicapai semula bila diminta.
• Rekod disimpan mengikut tempoh simpanan yang dikehendaki undang undang.

Bila patut buat audit ini

Waktu paling sesuai ialah dua bulan sebelum tahun kewangan berakhir, supaya sebarang kekurangan caruman atau pelarasan PCB boleh dibetulkan sebelum penutupan akaun dan sebelum Borang E disediakan. Kalau syarikat anda sedang berkembang cepat, buat semakan ringkas setiap suku tahun untuk bahagian payroll dan cuti sahaja, dan audit penuh sekali setahun.

Kesilapan biasa yang audit selalu jumpa

1. Kontrak lama yang masih guna kelayakan cuti sebelum pindaan 2022.
2. Elaun tetap seperti elaun kehadiran tidak dimasukkan dalam pengiraan caruman.
3. Pekerja probation dianggap tidak layak cuti sakit, sedangkan kelayakan berjalan mengikut tempoh khidmat.
4. Baki cuti tak pernah dikira sebagai liabiliti kewangan dalam bajet.
5. Tiada rekod bertulis untuk amaran lisan, jadi bila kes naik, majikan tiada bukti langsung.

Ringkasan

• Audit HR tahunan ambil satu hingga dua hari untuk SME, tetapi boleh jimatkan puluhan ribu ringgit dalam penalti dan pampasan pertikaian.
• Fokus enam bahagian: fail pekerja, payroll dan caruman, cuti dan waktu kerja, polisi bertulis, penamatan, serta sistem rekod.
• Kos sebenar pekerja bukan gaji pokok sahaja. Untuk gaji RM3,500, tambahan majikan lebih kurang RM558 sebulan.
• Dokumen bertulis ialah pertahanan utama majikan. Tanpa rekod, fakta yang betul pun susah dibuktikan.
• Kadar caruman dan peruntukan undang undang boleh berubah. Sentiasa semak sumber rasmi KWSP, PERKESO, LHDN dan JTKSM sebelum buat pembetulan.