Ramai bos SME fikir fungsi HR itu barang mewah. Bila syarikat baru ada tiga atau empat orang, semua benda boleh selesai atas meja. Cuti minta melalui WhatsApp, gaji kira dalam Excel, kontrak pekerjaan pakai template yang di-download entah dari mana. Selagi tak ada masalah, semuanya nampak okey.
Masalahnya, kos tak ada fungsi HR bukan datang perlahan. Ia datang sekali gus. Satu aduan ke Jabatan Tenaga Kerja, satu audit KWSP, satu bekas pekerja yang tuntut OT tiga tahun ke belakang, dan tiba tiba anda kena bayar jumlah yang boleh beli setahun gaji seorang admin. Artikel ini bukan nak suruh anda hire HR Manager esok. Ia nak bantu anda kenal pasti di mana syarikat anda berada sekarang, dan apa yang patut ada di peringkat itu.
Fungsi HR bukan bermaksud jawatan HR
Ini salah faham nombor satu. Bos dengar “HR” terus terbayang seorang staf duduk di pejabat uruskan borang. Sebenarnya fungsi HR adalah senarai kerja yang mesti berlaku, tanpa kira siapa yang buat.
Fungsi asas HR dalam SME ada lima:
- Pematuhan statutori. KWSP, PERKESO, SIP, PCB, HRD Corp levy. Bayar tepat, ikut kadar semasa, hantar ikut tarikh.
- Rekod pekerjaan. Kontrak, surat tawaran, rekod cuti, rekod waktu kerja, rekod disiplin.
- Payroll. Kira gaji, OT, elaun, potongan. Simpan slip dan rekod.
- Kitaran pekerja. Hiring, onboarding, probation, penilaian, penamatan.
- Polisi dan aduan. Handbook, prosedur aduan, dasar antigangguan seksual.
Kalau syarikat anda ada pekerja, kelima lima ini sudah wujud sebagai kerja. Soalannya cuma sama ada ia dibuat dengan sengaja, atau dibuat cincai sampai jadi risiko.
Ambang yang betul betul mengubah kewajipan anda
Ramai bos tunggu “bila dah besar” baru fikir HR. Sebenarnya ada beberapa titik konkrit yang mengubah kewajipan undang undang anda.
| Bilangan pekerja | Apa yang jadi wajib |
|---|---|
| 1 orang | Caruman KWSP, PERKESO, SIP. Kontrak bertulis. Rekod gaji. Akta Kerja 1955 terpakai kepada semua pekerja selepas pindaan 2022. |
| 5 hingga 9 orang | HRD Corp levy 0.5% gaji bulanan bagi sektor yang tertakluk. Beban tracking cuti mula tak boleh pakai ingatan. |
| 10 orang ke atas | HRD Corp levy 1% gaji bulanan. Payroll manual mula sering silap. Konflik antara staf mula wujud. |
| 20 orang ke atas | Anda dah tak kenal harian setiap orang. Perlu polisi bertulis, struktur kelulusan, dan orang yang bertanggungjawab khusus untuk HR. |
| 30 orang ke atas | Fungsi HR sepenuh masa hampir sentiasa berbaloi. Turnover, prestasi, dan pematuhan jadi kos yang boleh diukur. |
Kadar caruman dan siling gaji boleh berubah. Sebelum buat keputusan payroll, semak sumber rasmi (KWSP, PERKESO, LHDN, JTKSM) untuk kadar terkini.
Tanda syarikat anda sebenarnya dah lewat
Bukan bilangan pekerja sahaja penunjuknya. Kalau tiga atau lebih daripada senarai ini betul tentang syarikat anda, anda sudah lewat, bukan awal.
- Anda tak boleh jawab dalam 30 saat berapa baki cuti tahunan seorang staf tertentu.
- Kontrak pekerjaan anda guna template yang sama sejak 2019 dan tak pernah disemak selepas pindaan Akta Kerja 2022.
- Ada staf kerja lebih 45 jam seminggu tapi tak ada rekod jam kerja yang boleh dibuktikan.
- Payroll ambil masa lebih tiga jam setiap bulan sebab kena kira manual.
- Anda pernah tertinggal atau lewat bayar caruman statutori.
- Staf tanya soal naik gaji atau bonus dan anda tak ada jawapan yang konsisten antara seorang dengan seorang.
- Bila seorang staf berhenti, tak ada checklist. Laptop, akses email, dan handover semuanya ad hoc.
- Tak ada saluran aduan rasmi, jadi semua masalah naik terus kepada anda melalui WhatsApp peribadi.
Kos sebenar apabila tiada fungsi HR
Mari letak angka. Katakan syarikat anda ada 8 pekerja, purata gaji RM2,600 sebulan.
Contoh 1: OT tak dikira betul.
Bawah Akta Kerja, kadar gaji biasa sehari dikira gaji bulanan dibahagi 26. Untuk RM2,600, itu RM100 sehari. Kadar sejam ialah RM100 dibahagi 8, iaitu RM12.50. Kadar OT hari biasa 1.5 kali, jadi RM18.75 sejam.
Katakan tiga orang staf buat 15 jam OT sebulan tapi anda cuma bayar elaun tetap RM150 seorang. OT sebenar sepatutnya 15 jam kali RM18.75, iaitu RM281.25. Kurang bayar RM131.25 seorang sebulan. Tiga orang, 24 bulan, jumlahnya RM9,450. Itu belum kira penalti kalau kes naik ke Jabatan Tenaga Kerja.
Contoh 2: kos majikan sebenar seorang pekerja.
| Komponen | Kadar | Jumlah (gaji RM2,600) |
|---|---|---|
| Gaji pokok | – | RM2,600.00 |
| KWSP majikan | 13% | RM338.00 |
| PERKESO majikan | lebih kurang 1.75% | RM45.50 |
| SIP majikan | 0.2% | RM5.20 |
| HRD Corp levy (10+ pekerja) | 1% | RM26.00 |
| Kos majikan sebulan | lebih kurang RM3,014.70 |
Maksudnya kos sebenar seorang pekerja RM2,600 ialah lebih kurang 16% lebih tinggi daripada gaji pokok. Bos yang tak ada fungsi HR selalunya bajet ikut gaji pokok sahaja, kemudian terkejut bila cash flow ketat.
Empat fasa fungsi HR ikut saiz SME
Fasa 1: 1 hingga 5 pekerja. Bos merangkap HR
Belum perlu orang khusus. Tapi wajib ada kontrak pekerjaan bertulis yang selari dengan Akta Kerja 1955 versi terkini, satu fail per pekerja, dan payroll yang kira caruman dengan betul. Guna sistem, walaupun sistem murah. Excel manual di peringkat ini masih boleh, asalkan formula caruman disemak setiap kali kadar berubah.
Fasa 2: 6 hingga 15 pekerja. Admin merangkap HR
Lantik seorang staf sedia ada, biasanya admin atau akaun, sebagai pemilik proses HR. Bukan tugas penuh, tapi tugas yang jelas. Di peringkat ini anda perlu employee handbook ringkas, borang cuti berpusat, rekod waktu kerja, dan kalendar caruman statutori. HRD Corp levy mula terpakai, jadi daftar dan tuntut balik untuk latihan.
Fasa 3: 16 hingga 30 pekerja. HR separuh masa atau outsource
Beban dah cukup untuk justify sama ada HR Executive separuh masa, atau outsource payroll kepada firma. Anda juga perlu polisi bertulis untuk probation, penilaian prestasi, dan prosedur aduan termasuk dasar antigangguan seksual di bawah Akta Antigangguan Seksual 2022.
Fasa 4: 30 pekerja ke atas. HR sepenuh masa
Kira begini. HR Executive gaji RM3,500 sebulan, kos majikan lebih kurang RM4,060 sebulan, atau RM48,720 setahun. Kalau fungsi HR yang kemas dapat kurangkan turnover dua orang setahun, dan kos ganti seorang pekerja (iklan, masa interview, produktiviti hilang semasa ramp up) ialah lebih kurang tiga bulan gaji, itu sahaja RM15,600 dijimatkan. Tambah risiko penalti pematuhan yang dielakkan, dan pengiraan ini selalunya positif.
Apa yang kena kemas dulu, sebelum hire sesiapa
Jangan hire HR untuk kemaskan huru hara. Kemaskan asas dulu, kemudian hire orang untuk jaga.
- Kontrak pekerjaan. Semak semua kontrak sedia ada. Pastikan waktu kerja tak melebihi 45 jam seminggu dan 8 jam sehari, kelayakan cuti tahunan betul (8 hari bawah 2 tahun, 12 hari untuk 2 hingga 5 tahun, 16 hari untuk lebih 5 tahun), dan tempoh notis penamatan jelas (4, 6 atau 8 minggu ikut tempoh khidmat).
- Rekod cuti berpusat. Satu tempat, bukan chat. Termasuk cuti sakit (14, 18 atau 22 hari tanpa warad ikut tempoh khidmat), cuti bersalin 98 hari dan cuti paterniti 7 hari.
- Rekod waktu kerja. Ini yang selalu jadi bukti bila ada pertikaian OT.
- Kalendar statutori. Tarikh KWSP, PERKESO, SIP, PCB, HRD Corp. Set reminder.
- Prosedur aduan bertulis. Termasuk siapa terima aduan kalau aduan itu tentang bos sendiri.
- Prosedur pengaturan kerja fleksibel. Pekerja berhak mohon, dan majikan wajib jawab bertulis dalam 60 hari.
Kesilapan biasa bos SME
- Fikir Akta Kerja tak terpakai sebab gaji staf tinggi. Selepas pindaan 2022, Akta Kerja 1955 lindungi semua pekerja tanpa had gaji. Cuma sesetengah seksyen seperti kadar OT terhad kepada gaji sehingga RM4,000.
- Bayar gaji bawah minimum untuk staf part time atau probation. Gaji minimum RM1,700 sebulan terpakai, probation bukan pengecualian.
- Anggap “contract for service” boleh elak caruman. Kalau realiti kerja menunjukkan hubungan majikan pekerja, label dalam kontrak tak melindungi anda.
- Tamatkan pekerja tanpa siasatan dalaman. Terus buang tanpa proses adalah punca utama kes pembuangan tanpa sebab yang munasabah.
- Tunggu masalah dulu baru sistemkan. Kos betulkan rekod tiga tahun ke belakang jauh lebih mahal daripada kos jaga rekod dari hari pertama.
Ringkasan
- Fungsi HR wujud sebaik sahaja anda ada satu pekerja. Soalannya cuma sama ada ia dibuat dengan sengaja atau tidak.
- Ambang penting bukan sekadar bilangan staf. 5 pekerja bawa HRD Corp levy 0.5%, 10 pekerja bawa 1%, dan 20 pekerja bawa keperluan polisi bertulis.
- Kos majikan sebenar lebih kurang 16% lebih tinggi daripada gaji pokok selepas KWSP, PERKESO, SIP dan levy. Bajet ikut kos sebenar, bukan gaji pokok.
- Kemaskan kontrak, rekod cuti, rekod waktu kerja dan kalendar statutori dahulu, kemudian baru fikir nak hire orang HR.
- Angka dan kadar boleh berubah. Semak sumber rasmi (KWSP, PERKESO, LHDN, JTKSM) untuk kadar terkini. Artikel ini rujukan pendidikan, bukan nasihat undang undang formal.
