Setiap hujung bulan, soalan yang sama muncul dalam ramai syarikat SME. Gaji pokok pekerja RM3,500, tapi berapa sebenarnya yang masuk ke akaun bank dia? Dan berapa pula kos sebenar yang syarikat kena keluarkan? Dua nombor ini berbeza, dan bos yang tak faham perbezaan tu selalunya tersilap kira bajet gaji sampai belasan peratus.
Masalahnya bukan sebab kira gaji ni susah sangat. Masalahnya sebab ada empat potongan berbeza dengan peraturan berbeza, siling berbeza, dan kadar yang berubah ikut umur, taraf warganegara, dan tahap gaji. Silap satu, pekerja komplen. Silap dua, syarikat kena surcaj. Artikel ni akan pecahkan satu per satu dengan contoh pengiraan sebenar supaya anda boleh sahkan sama ada payroll syarikat anda betul atau tidak.
Bezakan Dulu: Gaji Kasar, Gaji Bersih, dan Kos Majikan
Tiga istilah ni selalu bercampur aduk dalam perbualan. Jelaskan dulu sebelum masuk pengiraan.
- Gaji kasar (gross): Jumlah sebelum sebarang potongan. Termasuk gaji pokok, elaun tetap, komisen, OT, dan bonus jika ada bulan tersebut.
- Gaji bersih (net / take home): Apa yang betul-betul masuk akaun pekerja selepas tolak caruman pekerja dan cukai.
- Kos majikan (employer cost): Gaji kasar campur caruman bahagian majikan. Ini nombor sebenar untuk bajet syarikat, dan ia sentiasa lebih tinggi daripada gaji kasar.
Ramai bos SME buat bajet guna gaji kasar sahaja. Kemudian terkejut bila aliran tunai tak cukup. Caruman majikan biasanya menambah antara 14% hingga 16% atas gaji kasar, belum kira HRD Corp levy.
Empat Potongan Wajib Yang Perlu Anda Kuasai
1. EPF / KWSP
Kumpulan Wang Simpanan Pekerja adalah caruman terbesar. Untuk pekerja warganegara Malaysia bawah umur 60 tahun:
| Gaji bulanan | Caruman pekerja | Caruman majikan |
|---|---|---|
| RM5,000 dan ke bawah | 11% | 13% |
| Melebihi RM5,000 | 11% | 12% |
Perhatikan kadar majikan turun daripada 13% ke 12% bila gaji melebihi RM5,000. Ini titik yang paling kerap disalah kira dalam spreadsheet payroll buatan sendiri. Bagi pekerja umur 60 tahun ke atas, kadar caruman berbeza dan anda perlu rujuk jadual KWSP semasa.
Satu lagi perkara penting. Caruman EPF dikira ikut jadual ketiga KWSP, bukan peratusan bulat semata-mata. Jadual tu bulatkan gaji ke blok tertentu sebelum kira caruman, jadi nombor akhir mungkin beza sikit daripada pengiraan peratus mudah. Untuk kegunaan bajet, peratus mudah dah cukup tepat. Untuk penyata gaji rasmi, guna jadual KWSP.
2. SOCSO / PERKESO
Pertubuhan Keselamatan Sosial melindungi pekerja daripada kemalangan kerja dan hilang upaya. Untuk Kategori Pertama (pekerja bawah 60 tahun), majikan caruman lebih kurang 1.75% dan pekerja 0.5%.
Kunci di sini: siling gaji RM6,000. Kalau pekerja bergaji RM8,000, caruman SOCSO tetap dikira atas RM6,000 sahaja. Bukan atas RM8,000. Ramai admin HR terlupa siling ni dan overcaruman berbulan-bulan.
3. EIS / SIP
Sistem Insurans Pekerjaan bantu pekerja yang hilang kerja. Kadarnya paling mudah antara semua: 0.2% majikan dan 0.2% pekerja. Siling gaji juga RM6,000, sama macam SOCSO.
4. PCB / MTD
Potongan Cukai Berjadual adalah cukai pendapatan yang dipotong bulanan dan dihantar ke LHDN. Ini yang paling kompleks sebab ia bergantung pada taraf perkahwinan, bilangan anak, pelepasan cukai yang dituntut, dan jumlah pendapatan tahunan terkumpul.
PCB bukan peratusan tetap. Pekerja bujang bergaji RM3,000 mungkin PCB dia RM0, manakala pekerja bujang bergaji RM6,000 boleh kena beberapa ratus ringgit. Guna kalkulator PCB rasmi LHDN atau sistem payroll yang dah kemaskini jadual PCB semasa. Jangan agak-agak.
Contoh Pengiraan Penuh: Pekerja Bergaji RM3,500
Ambil Aiman, 32 tahun, warganegara Malaysia, bujang, gaji pokok RM3,500 sebulan, tiada elaun tambahan bulan ini.
Langkah 1: Kira caruman pekerja
| Item | Kadar | Asas kiraan | Jumlah |
|---|---|---|---|
| EPF pekerja | 11% | RM3,500 | RM385.00 |
| SOCSO pekerja | 0.5% | RM3,500 | RM17.50 |
| EIS pekerja | 0.2% | RM3,500 | RM7.00 |
| PCB | ikut jadual LHDN | anggaran | RM0.00 |
| Jumlah potongan | RM409.50 |
Gaji bersih Aiman: RM3,500 tolak RM409.50 sama dengan RM3,090.50.
Nota tentang PCB. Bagi pekerja bujang tanpa tanggungan pada tahap gaji ini, selepas ambil kira pelepasan individu dan pelepasan EPF, PCB bulanan selalunya sifar atau sangat kecil. Tapi jangan andaikan. Sahkan dengan kalkulator PCB LHDN, terutama kalau ada bonus atau komisen dalam bulan tersebut.
Langkah 2: Kira caruman majikan
| Item | Kadar | Jumlah |
|---|---|---|
| EPF majikan | 13% | RM455.00 |
| SOCSO majikan | 1.75% | RM61.25 |
| EIS majikan | 0.2% | RM7.00 |
| Jumlah caruman majikan | RM523.25 |
Langkah 3: Kos sebenar syarikat
RM3,500 campur RM523.25 sama dengan RM4,023.25 sebulan.
Kalau syarikat ada 10 pekerja Malaysia, HRD Corp levy 1% atas gaji bulanan dikenakan juga. Untuk Aiman itu tambah RM35.00 lagi, jadikan kos penuh RM4,058.25.
Jadi untuk gaji “RM3,500”, syarikat sebenarnya belanja lebih 15% daripada nombor yang tertulis dalam surat tawaran. Kalau anda ada 15 orang staf pada purata gaji RM3,500, perbezaan tu lebih RM8,000 sebulan. Ini sebab bajet gaji selalu tak cukup bila kira guna gaji kasar sahaja.
Contoh Kedua: Kesan Siling RM6,000
Sekarang ambil Suraya, 38 tahun, gaji RM7,500 sebulan. Perhatikan apa berubah.
| Item | Asas kiraan | Kadar | Jumlah |
|---|---|---|---|
| EPF pekerja | RM7,500 (tiada siling) | 11% | RM825.00 |
| SOCSO pekerja | RM6,000 (siling) | 0.5% | RM30.00 |
| EIS pekerja | RM6,000 (siling) | 0.2% | RM12.00 |
| EPF majikan | RM7,500 | 12% (gaji > RM5,000) | RM900.00 |
| SOCSO majikan | RM6,000 (siling) | 1.75% | RM105.00 |
| EIS majikan | RM6,000 (siling) | 0.2% | RM12.00 |
Dua perkara penting nampak di sini. Pertama, EPF tiada siling gaji, jadi ia terus naik ikut gaji. Kedua, SOCSO dan EIS berhenti naik selepas RM6,000. Ketiga, kadar EPF majikan turun ke 12% sebab gaji melebihi RM5,000.
PCB Suraya pula tak sifar. Pada tahap gaji ni, PCB bulanan boleh mencecah beberapa ratus ringgit bergantung pada status dan pelepasan. Guna kalkulator LHDN untuk angka tepat.
Perkara Yang Selalu Disilap Kira
- Guna kadar EPF majikan 13% untuk semua orang. Salah bila gaji melebihi RM5,000. Sepatutnya 12%.
- Lupa siling RM6,000 untuk SOCSO dan EIS. Menyebabkan overcaruman berbulan yang susah nak tuntut balik.
- Anggap semua elaun tak kena EPF. Elaun tetap seperti elaun jawatan atau elaun kos sara hidup biasanya termasuk dalam upah untuk tujuan caruman. Elaun perjalanan berdasarkan tuntutan sebenar lain ceritanya. Semak definisi upah dalam Akta KWSP.
- Layan bonus macam gaji biasa untuk PCB. Bonus ada kaedah pengiraan PCB tersendiri. Kalau tersilap, pekerja terkejut bila gaji bersih bulan bonus lebih rendah daripada jangkaan.
- Lupa caruman pekerja asing. Pekerja asing ada peraturan berbeza untuk EPF dan SOCSO. Jangan salin bulat-bulat template pekerja tempatan.
- Tak kemaskini bila pekerja cecah umur 60. Kadar EPF berubah pada umur 60. Sistem manual selalu terlepas pandang benda ni.
Bila Potongan Lain Boleh Ditolak Daripada Gaji
Selain empat potongan wajib di atas, Akta Kerja 1955 (yang selepas pindaan 2022 kini melindungi semua pekerja tanpa had gaji) mengehadkan apa yang majikan boleh tolak daripada gaji. Potongan yang dibenarkan biasanya terhad kepada perkara seperti pendahuluan gaji, potongan yang diminta bertulis oleh pekerja, dan potongan yang diperuntukkan undang-undang.
Yang tidak boleh: potong gaji sebagai denda kerana lewat, potong kerana pekerja pecah barang tanpa siasatan dan persetujuan yang wajar, atau potong secara sewenang-wenangnya tanpa asas. Kalau ragu, semak dengan JTKSM sebelum buat potongan luar biasa.
Bina Proses Payroll Yang Boleh Diaudit
Sistem payroll yang baik untuk SME tak semestinya mahal, tapi ia mesti boleh jawab tiga soalan bila-bila masa.
- Apa asas kiraan setiap caruman? Simpan rekod gaji kasar, elaun mana yang dikira, dan siling mana yang digunakan.
- Bila kadar terakhir dikemaskini? Kadar boleh berubah. Letak tarikh semakan pada fail kadar anda.
- Boleh tak jejak semula slip gaji tiga bulan lepas? Kalau pekerja pertikai, atau kalau LHDN audit, anda kena boleh keluarkan pecahan penuh.
Spreadsheet boleh berfungsi untuk lima orang staf. Lepas 15 orang, risiko silap manual naik mendadak, terutama bila ada campuran gaji bawah dan atas RM5,000, pekerja asing, dan staf yang menghampiri umur 60. Sistem payroll yang kira automatik dan simpan jejak audit menjimatkan lebih banyak masa daripada kosnya.
Semua kadar dan siling yang disebut dalam artikel ini boleh berubah. Sentiasa semak sumber rasmi (KWSP, PERKESO, LHDN, JTKSM) untuk kadar terkini sebelum proses payroll bulanan. Artikel ini rujukan pendidikan untuk majikan SME, bukan nasihat undang-undang formal.
Ringkasan
- Gaji bersih sama dengan gaji kasar tolak EPF pekerja (11%), SOCSO pekerja (0.5%), EIS pekerja (0.2%), dan PCB ikut jadual LHDN.
- Kos sebenar majikan biasanya 14% hingga 16% lebih tinggi daripada gaji kasar, belum kira HRD Corp levy 1% bagi majikan 10 pekerja Malaysia ke atas.
- SOCSO dan EIS ada siling gaji RM6,000. EPF tiada siling, tapi kadar majikan turun daripada 13% ke 12% bila gaji melebihi RM5,000.
- PCB bukan peratusan tetap. Ia bergantung pada status perkahwinan, tanggungan, dan pelepasan, jadi guna kalkulator LHDN rasmi.
- Untuk gaji RM3,500, pekerja terima lebih kurang RM3,090.50 dan syarikat belanja lebih kurang RM4,023.25 sebelum levy.
