Setiap kali ada pekerja masuk pada 15 haribulan atau resign pada 12 haribulan, admin payroll SME biasanya buka kalkulator dan mula agak. Ada yang bahagi 26, ada yang bahagi 30, ada yang kira hari bekerja sahaja. Tiga kaedah, tiga jumlah berbeza, dan pekerja yang perasan akan datang tanya. Lagi teruk kalau salah kira berulang selama setahun, jumlah kumulatifnya boleh masuk ribuan ringgit.
Masalahnya bukan matematik. Masalahnya ialah kebanyakan SME tak sedar Akta Kerja 1955 sebenarnya ada formula khusus untuk bulan tak lengkap, dan formula itu berbeza daripada formula yang digunakan untuk kira OT atau potongan cuti tanpa gaji. Artikel ini pecahkan kedua-duanya dengan contoh nombor sebenar.
Formula rasmi untuk bulan tak lengkap
Seksyen 60I Akta Kerja 1955 menetapkan kiraan gaji bagi tempoh gaji yang tidak lengkap seperti berikut:
Gaji bulanan ÷ bilangan hari dalam bulan berkenaan × bilangan hari kelayakan gaji
Dua perkara penting yang selalu tersalah faham:
- Penyebutnya ialah hari kalendar sebenar bulan itu, bukan 26 dan bukan 30 tetap. Januari 31, Februari 28 atau 29, April 30.
- Hari kelayakan gaji termasuk hari rehat, hari Sabtu Ahad, dan cuti umum yang jatuh dalam tempoh pekerja itu bekerja. Bukan hari bekerja sahaja.
Sebab itu kalau pekerja mula 15 Julai, dia layak dibayar untuk 17 hari (15 hingga 31 Julai), walaupun antara 17 hari itu ada empat lima hari cuti mingguan.
Contoh 1: pekerja masuk pertengahan bulan
Ahmad gaji pokok RM3,000 sebulan, mula bekerja 15 Julai. Julai ada 31 hari. Hari kelayakan gaji = 31 tolak 15 tambah 1 = 17 hari.
RM3,000 ÷ 31 × 17 = RM1,645.16
Bandingkan kalau guna kaedah lain:
| Kaedah | Kiraan | Gaji dibayar |
|---|---|---|
| Hari kalendar (ikut Akta) | 3,000 ÷ 31 × 17 | RM1,645.16 |
| Bahagi 26 (salah guna) | 3,000 ÷ 26 × 17 | RM1,961.54 |
| Hari bekerja sahaja (22 hari kerja, hadir 12) | 3,000 ÷ 22 × 12 | RM1,636.36 |
Beza antara kaedah pertama dan kedua ialah RM316.38 untuk seorang pekerja, untuk satu bulan. Kalau syarikat rekrut 10 orang setahun dan semuanya masuk pertengahan bulan, itu lebih RM3,000 terlebih bayar tanpa sedar.
Contoh 2: pekerja berhenti pertengahan bulan
Siti gaji RM4,200, hari terakhir bekerja 12 September. September ada 30 hari. Hari kelayakan = 12 hari.
RM4,200 ÷ 30 × 12 = RM1,680.00
Kalau hari terakhir dia jatuh pada hari Sabtu atau cuti umum, hari itu tetap dikira sebagai hari kelayakan selagi hubungan pekerjaan masih berkuat kuasa sehingga tarikh tersebut.
Caruman berkanun atas gaji pro-rata
Ini bahagian yang paling kerap tertinggal. Caruman KWSP, PERKESO, SIP dan levi HRD Corp dikira atas gaji sebenar yang dibayar bulan itu, bukan atas gaji penuh bulanan. Guna semula contoh Ahmad dengan gaji dibayar RM1,645.16:
| Item | Kadar rujukan | Anggaran (RM) |
|---|---|---|
| KWSP pekerja | 11% | 181.00 |
| KWSP majikan | 13% (gaji ≤ RM5,000) | 214.00 |
| PERKESO pekerja | 0.5% | 8.25 |
| PERKESO majikan | 1.75% | 28.80 |
| SIP pekerja | 0.2% | 3.30 |
| SIP majikan | 0.2% | 3.30 |
| Levi HRD Corp | 1% (majikan 10+ pekerja) | 16.45 |
Gaji bersih Ahmad lebih kurang RM1,452 selepas potongan pekerja. Kos sebenar majikan pula lebih kurang RM1,908 termasuk caruman majikan dan levi.
Perlu diingat KWSP dan PERKESO menggunakan jadual caruman mengikut julat gaji, bukan pendaraban peratus terus. Angka di atas adalah anggaran untuk tujuan penerangan. Semak sumber rasmi (KWSP, PERKESO, LHDN, JTKSM) untuk kadar dan jadual terkini sebelum proses payroll sebenar.
Kenaikan gaji berkuat kuasa pertengahan bulan
Kalau gaji naik 16 haribulan, jangan bayar gaji lama penuh atau gaji baru penuh. Pecah dua segmen.
Zul naik daripada RM2,800 ke RM3,200 berkuat kuasa 16 Jun. Jun ada 30 hari.
- 1 hingga 15 Jun (15 hari): RM2,800 ÷ 30 × 15 = RM1,400.00
- 16 hingga 30 Jun (15 hari): RM3,200 ÷ 30 × 15 = RM1,600.00
- Jumlah dibayar: RM3,000.00
Prinsip yang sama digunakan bila pekerja tukar daripada sepenuh masa ke separuh masa, atau bila pekerja naik pangkat dengan elaun baru pertengahan bulan.
Beza pro-rata dengan potongan cuti tanpa gaji
Ini dua benda berlainan dan jangan campur aduk. Pro-rata bulan tak lengkap guna hari kalendar. Potongan untuk ketidakhadiran atau cuti tanpa gaji pula lazimnya guna Kadar Gaji Biasa (Ordinary Rate of Pay), iaitu gaji bulanan dibahagi 26.
Rina gaji RM2,600 dan ambil 3 hari cuti tanpa gaji dalam Mac.
- ORP: RM2,600 ÷ 26 = RM100.00 sehari
- Potongan: RM100.00 × 3 = RM300.00
- Gaji dibayar: RM2,300.00
ORP yang sama digunakan untuk kira kerja lebih masa. Bagi pekerja yang layak di bawah peruntukan OT (had gaji RM4,000 bagi seksyen tertentu), kadarnya 1.5 kali hari biasa, 2.0 kali hari rehat, dan 3.0 kali cuti umum. Kadar sejam ialah ORP dibahagi bilangan jam kerja biasa sehari.
Apa yang penting ialah konsisten. Pilih kaedah, tulis dalam handbook atau surat tawaran, dan guna sama rata untuk semua pekerja. Syarikat yang tukar kaedah ikut suka, kadang guna 26 kadang guna 30, itulah yang paling mudah dicabar bila ada aduan ke Jabatan Tenaga Kerja.
Baki cuti tahunan bila pekerja berhenti
Pekerja yang berhenti pertengahan tahun layak baki cuti tahunan secara pro-rata. Kelayakan asas di bawah Akta Kerja 1955:
| Tempoh perkhidmatan | Cuti tahunan setahun |
|---|---|
| Kurang 2 tahun | 8 hari |
| 2 hingga 5 tahun | 12 hari |
| Melebihi 5 tahun | 16 hari |
Faiz sudah bekerja 3 tahun, jadi kelayakan 12 hari setahun. Dia berhenti 31 Julai, bermakna 7 bulan dalam tahun semasa. Gaji RM3,000.
- Kelayakan pro-rata: 7 ÷ 12 × 12 = 7 hari
- Sudah ambil: 4 hari
- Baki dibayar: 3 hari
- Bayaran: (RM3,000 ÷ 26) × 3 = RM346.15
Bayaran ini masuk dalam payslip akhir bersama gaji pro-rata bulan terakhir.
Notis penamatan dan bayaran ganti notis
Kalau pekerja atau majikan tak beri notis penuh, pihak yang gagal beri notis kena bayar ganti notis (indemnity in lieu). Tempoh notis minimum di bawah Akta:
- Kurang 2 tahun khidmat: 4 minggu
- 2 hingga 5 tahun: 6 minggu
- Melebihi 5 tahun: 8 minggu
Kontrak boleh tetapkan tempoh lebih panjang, tapi tak boleh kurang daripada minimum ini. Bayaran ganti notis dikira berdasarkan gaji untuk tempoh notis yang tidak dipenuhi, dan biasanya diselaraskan dalam payslip akhir.
Kesilapan payroll yang paling kerap
- Guna 26 sebagai penyebut untuk bulan tak lengkap. Ini menyebabkan terlebih bayar secara konsisten kerana 26 lebih kecil daripada 30 atau 31.
- Buang hari Sabtu Ahad daripada hari kelayakan. Hari rehat dalam tempoh pekerjaan tetap dikira.
- Kira caruman KWSP atas gaji penuh. Caruman ikut gaji sebenar dibayar bulan itu.
- Lupa bayar baki cuti tahunan. Ini antara punca aduan JTKSM paling biasa bagi SME.
- Tak keluarkan penyata EA atau uruskan borang LHDN berkaitan. Ada borang khusus untuk pekerja baru dan pemberhentian. Semak portal LHDN untuk keperluan semasa.
- Elaun tetap tak di-pro-rata. Elaun tetap seperti elaun telefon atau pengangkutan biasanya di-pro-rata sama seperti gaji pokok. Tuliskan dalam polisi supaya tiada pertikaian.
Checklist payroll bulan pertama dan bulan terakhir
- Sahkan tarikh mula atau tarikh akhir sebenar, bukan tarikh surat.
- Kira hari kelayakan guna hari kalendar bulan berkenaan.
- Pro-rata gaji pokok dan elaun tetap sekali.
- Kira caruman KWSP, PERKESO, SIP dan levi HRD Corp atas gaji sebenar dibayar.
- Untuk bulan terakhir, tambah baki cuti tahunan, tolak pinjaman atau advance jika ada.
- Semak sama ada ada ganti notis perlu diselaraskan.
- Simpan rekod pengiraan sekurang-kurangnya enam tahun.
- Beri payslip berpecah item, bukan satu jumlah bulat.
Kandungan ini adalah rujukan pendidikan untuk majikan SME dan bukan nasihat undang-undang formal. Bagi kes penamatan yang kompleks, tuntutan, atau situasi yang berpotensi dibawa ke Mahkamah Perusahaan, dapatkan nasihat profesional.
Ringkasan
- Formula rasmi bulan tak lengkap ialah gaji bulanan bahagi hari kalendar bulan itu, darab hari kelayakan gaji. Bukan bahagi 26.
- Hari kelayakan termasuk hari rehat dan cuti umum yang jatuh dalam tempoh pekerjaan.
- Bahagi 26 (ORP) digunakan untuk potongan cuti tanpa gaji dan kiraan OT, bukan untuk pro-rata bulan tak lengkap.
- Caruman KWSP, PERKESO, SIP dan levi HRD Corp dikira atas gaji sebenar dibayar bulan tersebut, bukan gaji penuh.
- Payslip akhir mesti termasuk baki cuti tahunan pro-rata dan sebarang penyelarasan notis. Simpan rekod pengiraan sebagai perlindungan bila ada pertikaian.
