Seorang staf datang jumpa anda pagi Isnin. Dia nak balik kampung dua minggu sebab urusan keluarga, tapi cuti tahunan dia dah habis. Anda pandang dia, pandang jadual kerja, kemudian jawab “okay lah, tapi tak ada gaji”. Setakat itu sahaja. Tiada borang, tiada email, tiada apa apa dalam sistem payroll. Hujung bulan admin tanya berapa nak potong, dan tiba tiba semua orang ada versi cerita masing masing.
Cuti tanpa gaji atau unpaid leave adalah antara benda paling kerap diberi secara lisan dan paling kerap jadi punca pertikaian dalam syarikat kecil. Masalahnya bukan sebab majikan jahat. Masalahnya sebab tiada polisi bertulis, tiada formula potongan yang konsisten, dan tiada rekod yang boleh dirujuk enam bulan kemudian. Artikel ini kupas bila cuti tanpa gaji patut diberi, bagaimana kesannya pada gaji dan caruman statutori, dan macam mana nak rekod supaya anda tidak tergagap bila kena audit atau bila staf bawa kes ke Jabatan Tenaga Kerja.
Apa sebenarnya cuti tanpa gaji dari sudut Akta Kerja 1955
Perkara pertama yang ramai bos SME tak sedar: Akta Kerja 1955 (pindaan 2022, berkuat kuasa 1 Januari 2023) tidak memperuntukkan cuti tanpa gaji sebagai satu jenis cuti berkanun. Akta menetapkan hak minimum untuk cuti tahunan, cuti sakit, cuti umum, cuti bersalin dan cuti paterniti. Cuti tanpa gaji berada di luar senarai itu.
Maksudnya, cuti tanpa gaji adalah budi bicara majikan, bukan hak pekerja. Anda tidak wajib luluskan. Tapi bila anda luluskan, ia terikat dengan kontrak pekerjaan dan polisi dalaman syarikat anda. Kalau polisi anda kata boleh, anda kena ikut polisi sendiri. Kalau anda lulus untuk seorang staf dan tolak untuk staf lain dalam keadaan yang sama, itu bukan salah undang undang secara automatik, tapi ia rosakkan kepercayaan pasukan dan boleh jadi hujah diskriminasi dalaman.
Satu lagi perkara penting: cuti tanpa gaji yang diluluskan berbeza sepenuhnya daripada ponteng atau absen tanpa kebenaran. Yang pertama adalah persetujuan dua pihak. Yang kedua adalah salah laku yang boleh dikenakan tindakan tatatertib. Kalau anda tak dokumenkan kelulusan, anda hilang keupayaan untuk bezakan dua benda ini nanti.
Bila cuti tanpa gaji wajar diluluskan
Ini senarai situasi yang biasanya munasabah untuk SME luluskan:
- Cuti tahunan sudah habis tetapi ada kecemasan keluarga yang sah, contohnya kematian ahli keluarga terdekat atau ibu bapa masuk hospital.
- Cuti sakit sudah habis tetapi doktor masih sarankan rehat, dan pekerja bawa sijil cuti sakit yang sah.
- Sambungan selepas cuti bersalin 98 hari, di mana pekerja mohon tambahan beberapa minggu untuk pemulihan atau jagaan bayi.
- Urusan peribadi besar seperti haji, umrah panjang, atau pengajian jangka pendek yang memberi manfaat kepada syarikat.
- Pekerja baharu yang belum layak cuti tahunan penuh tetapi ada komitmen yang dipersetujui semasa temu duga.
Dan ini situasi yang anda patut fikir masak masak sebelum lulus:
- Permohonan berulang tanpa sebab jelas, contohnya tiga kali dalam empat bulan. Ini bukan isu cuti, ini isu prestasi atau kepuasan kerja.
- Tempoh panjang melebihi 30 hari tanpa pelan gantian tugas. Beban akan jatuh pada rakan sepasukan dan anda akan hilang orang lain.
- Pekerja dalam tempoh probation. Kalau anda lulus, panjangkan probation sebanyak tempoh cuti itu dan nyatakan secara bertulis.
- Cuti tanpa gaji yang dijadikan alternatif kepada tindakan tatatertib. Jangan campur adukkan. Isu disiplin diuruskan melalui proses tatatertib, bukan melalui cuti.
Cara kira potongan gaji dengan betul
Ini bahagian yang paling kerap salah. Ramai admin SME potong ikut 30 hari sebulan sebab senang. Akta Kerja pula guna konsep kadar gaji biasa sehari yang dikira sebagai gaji bulanan dibahagi 26. Angka 26 ini datang daripada anggaran hari bekerja dalam sebulan selepas tolak hari rehat.
Formula asas:
Potongan = (Gaji pokok bulanan ÷ 26) × bilangan hari cuti tanpa gaji
Contoh konkrit. Puan Sarah, eksekutif akaun, gaji pokok RM3,120 sebulan. Dia ambil 5 hari cuti tanpa gaji pada bulan Mac.
| Perkara | Pengiraan | Jumlah (RM) |
|---|---|---|
| Gaji pokok bulanan | Tetap | 3,120.00 |
| Kadar sehari | 3,120 ÷ 26 | 120.00 |
| Potongan 5 hari | 120 × 5 | 600.00 |
| Gaji kasar bulan Mac | 3,120 tolak 600 | 2,520.00 |
Perhatikan bahawa kalau anda guna pembahagi 30 hari, potongan jadi RM520 sahaja dan pekerja untung. Kalau anda guna 22 hari, potongan jadi RM709 dan pekerja rugi. Pilih satu kaedah, tulis dalam polisi, dan guna sama rata untuk semua orang. Konsistensi lebih penting daripada mencari angka paling menguntungkan syarikat.
Elaun dan komisen
Elaun tetap seperti elaun telefon atau elaun perumahan biasanya turut diprorata mengikut hari sebenar bekerja, tetapi ini bergantung pada kontrak anda. Elaun berasaskan kehadiran seperti elaun perjalanan harian secara logiknya tidak dibayar untuk hari yang pekerja tidak hadir. Nyatakan layanan ini dalam surat tawaran supaya tiada perdebatan.
Kesan pada KWSP, PERKESO, EIS dan PCB
Prinsip umum: caruman statutori dikira atas upah yang sebenarnya dibayar pada bulan berkenaan, bukan atas gaji pokok kontrak. Bila gaji turun kerana cuti tanpa gaji, caruman turut turun.
Guna semula contoh Puan Sarah dengan gaji kasar RM2,520 bulan itu:
| Caruman | Kadar rujukan | Anggaran (RM) |
|---|---|---|
| KWSP pekerja | 11% | lebih kurang 278 |
| KWSP majikan | 13% (gaji RM5,000 ke bawah) | lebih kurang 328 |
| PERKESO majikan | lebih kurang 1.75%, siling upah RM6,000 | lebih kurang 44 |
| PERKESO pekerja | 0.5% | lebih kurang 13 |
| EIS majikan | 0.2%, siling upah RM6,000 | lebih kurang 5 |
| EIS pekerja | 0.2% | lebih kurang 5 |
| Levi HRD Corp | 1% jika 10 pekerja Malaysia ke atas, 0.5% jika 5 hingga 9 | lebih kurang 25 |
Angka di atas adalah anggaran untuk gambaran sahaja. KWSP dan PERKESO menggunakan jadual ketiga dan jadual sumbangan berperingkat, bukan pendaraban peratus terus. Sila semak sumber rasmi (KWSP, PERKESO, LHDN, JTKSM) untuk kadar dan jadual terkini sebelum proses payroll sebenar.
Untuk PCB, gaji yang lebih rendah bulan itu biasanya menghasilkan potongan cukai berjadual yang lebih rendah juga. Jangan tetapkan PCB secara manual berdasarkan gaji asal. Kira semula ikut jadual PCB LHDN untuk bulan berkenaan.
Kes cuti tanpa gaji sebulan penuh
Kalau pekerja tidak menerima sebarang upah dalam satu bulan kalendar, secara amnya tiada caruman KWSP, PERKESO dan EIS untuk bulan itu kerana tiada upah dibayar. Tetapi hubungan pekerjaan masih wujud dan tempoh perkhidmatan tidak terputus. Ini penting kerana ia memberi kesan pada kelayakan cuti tahunan, cuti sakit, dan pengiraan notis penamatan kemudian hari. Untuk kes cuti panjang seperti ini, elok anda hubungi PERKESO dan KWSP terus untuk pengesahan status perlindungan pekerja tersebut.
Kesan pada kelayakan cuti dan tempoh khidmat
Kelayakan cuti tahunan di bawah Akta Kerja adalah 8 hari bagi khidmat kurang 2 tahun, 12 hari bagi 2 hingga 5 tahun, dan 16 hari bagi melebihi 5 tahun. Cuti sakit tanpa kemasukan hospital pula 14, 18 dan 22 hari mengikut tempoh khidmat yang sama.
Cuti tanpa gaji yang diluluskan lazimnya tidak memutuskan kesinambungan perkhidmatan. Namun banyak syarikat memilih untuk prorata kelayakan cuti tahunan tahun berikutnya jika cuti tanpa gaji melebihi satu ambang tertentu, contohnya 30 hari terkumpul dalam setahun. Ini boleh dilakukan, tetapi mesti dinyatakan dalam polisi bertulis dan dipersetujui pekerja, bukan diputuskan secara mendadak hujung tahun.
Cara rekod yang betul
Rekod yang baik ada lima elemen. Kalau lima ini ada, anda selamat.
- Permohonan bertulis daripada pekerja, sekurang kurangnya melalui email atau borang, mengandungi tarikh mula, tarikh tamat, jumlah hari, dan sebab ringkas.
- Kelulusan bertulis daripada penyelia dan pihak HR, dengan tarikh kelulusan. Kelulusan lisan tidak memadai.
- Catatan dalam rekod cuti pekerja, dikodkan berasingan daripada cuti tahunan dan cuti sakit. Contoh kod: AL untuk cuti tahunan, MC untuk cuti sakit, UPL untuk cuti tanpa gaji.
- Pengesahan potongan payroll yang menunjukkan formula, bilangan hari, dan jumlah RM. Ini mesti muncul sebagai baris berasingan dalam slip gaji, bukan disorok dalam gaji pokok yang dikurangkan diam diam.
- Simpanan rekod untuk tempoh minimum yang dikehendaki undang undang penyimpanan rekod pekerja. Sekurang kurangnya enam tahun adalah amalan selamat. Semak JTKSM untuk keperluan semasa.
Slip gaji yang telus adalah pertahanan terbaik anda. Kalau pekerja nampak “Potongan cuti tanpa gaji: 5 hari, RM600.00” hitam putih atas slip, hampir tiada ruang untuk pertikaian. Kalau dia nampak gaji pokok tiba tiba jadi RM2,520 tanpa penjelasan, anda sedang menanam masalah.
Kesilapan biasa SME
- Lulus melalui WhatsApp kemudian padam chat. Tiada jejak, tiada bukti.
- Guna pembahagi berbeza untuk staf berbeza mengikut mood atau kedudukan.
- Lupa laraskan KWSP, PERKESO dan PCB, lalu caruman lebih bayar dan susah tuntut balik.
- Campur cuti tanpa gaji dengan penggantungan kerja (suspension) semasa siasatan. Dua benda berbeza dengan implikasi undang undang berbeza.
- Tiada had maksimum dalam polisi, lalu ada staf ambil 45 hari dalam setahun dan pasukan lain terbeban.
- Tak semak status permit bagi pekerja asing sebelum lulus cuti panjang. Cuti berpanjangan boleh menjejaskan syarat permit.
Rangka polisi ringkas untuk SME
Anda tak perlu dokumen 20 muka surat. Satu muka surat yang jelas sudah memadai. Kandungan minimum:
- Definisi cuti tanpa gaji dan penegasan bahawa ia budi bicara majikan.
- Syarat kelayakan, contohnya cuti tahunan mesti dihabiskan dahulu dan pekerja mesti melepasi probation.
- Had maksimum setahun, contohnya 20 hari, dengan kelulusan pengurusan atasan untuk melebihi had.
- Notis minimum, contohnya 7 hari bekerja kecuali kes kecemasan.
- Formula potongan yang digunakan, iaitu gaji bulanan dibahagi 26.
- Layanan terhadap elaun, caruman statutori, dan kesan pada kelayakan cuti tahun berikutnya.
- Proses permohonan dan siapa yang meluluskan.
Bila polisi ini wujud dan setiap permohonan direkod dalam satu sistem yang sama, cuti tanpa gaji berubah daripada punca konflik kepada sekadar transaksi pentadbiran biasa. Sistem HR seperti AETHERI memang direka untuk mengunci aliran ini supaya permohonan, kelulusan, potongan dan rekod bersambung secara automatik tanpa admin perlu kira manual setiap bulan.
Perlu diingat, artikel ini rujukan pendidikan untuk majikan SME, bukan nasihat undang undang formal. Untuk kes khusus terutamanya melibatkan penamatan, pekerja asing, atau pertikaian sedia ada, dapatkan nasihat peguam pekerjaan atau rujuk terus Jabatan Tenaga Kerja.
Ringkasan
- Cuti tanpa gaji bukan hak berkanun di bawah Akta Kerja 1955. Ia budi bicara majikan, tetapi begitu anda tulis dalam polisi, anda terikat dengan polisi sendiri.
- Guna formula gaji bulanan dibahagi 26 untuk kadar sehari, dan gunakan formula yang sama untuk semua pekerja tanpa pengecualian.
- Caruman KWSP, PERKESO, EIS, PCB dan levi HRD Corp dikira atas upah sebenar dibayar bulan itu, jadi ia turut turun. Semak sumber rasmi untuk jadual terkini.
- Rekod mesti ada lima elemen: permohonan bertulis, kelulusan bertulis, kod cuti berasingan, baris potongan jelas dalam slip gaji, dan simpanan rekod jangka panjang.
- Tetapkan had maksimum setahun dan pisahkan cuti tanpa gaji daripada isu tatatertib. Dua benda ini tidak boleh dicampur.
