Pekerja baru dah sign offer letter, dah start kerja minggu ni, dan anda pun dah pun fikir pasal training dan KPI dia. Tapi bahagian yang selalu tertinggal bukan kerja dia, tapi pendaftaran statutori. Ramai bos SME baru perasan masalah ni bila caruman KWSP bulan pertama tak dapat dihantar sebab nombor ahli pekerja tak wujud dalam sistem, atau bila LHDN hantar surat tanya kenapa CP22 tak dimasukkan.
Berita baiknya, proses daftar pekerja baru dengan KWSP dan PERKESO sebenarnya tak rumit. Yang rumit adalah bila anda buat lewat, sebab denda dan caj lewat dikira ke belakang. Artikel ni jalan satu per satu, ikut turutan sebenar yang perlu anda buat, dari hari pertama pekerja masuk sampai caruman pertama berjaya dibayar.
Fahami dulu: dua jenis pendaftaran yang berbeza
Ini punca kekeliruan nombor satu. Ada dua lapisan pendaftaran:
- Pendaftaran majikan. Syarikat anda sendiri kena ada nombor majikan KWSP, kod majikan PERKESO, dan nombor fail majikan LHDN (fail E). Ini buat sekali sahaja, bila anda mula ambil pekerja pertama.
- Pendaftaran pekerja. Setiap kali ada orang baru masuk, anda tambah dia bawah nombor majikan yang sedia ada.
Kalau syarikat anda baru dan belum ada nombor majikan, anda kena selesaikan lapisan pertama dulu. Tempoh berdaftar sebagai majikan biasanya dalam masa 7 hari dari tarikh anda mula layak, iaitu tarikh pekerja pertama mula kerja. Jangan tunggu sampai hujung bulan.
Langkah daftar pekerja dengan KWSP
Apa yang anda perlu kumpul dulu
- Salinan kad pengenalan pekerja
- Nama penuh persis seperti dalam MyKad
- Nombor ahli KWSP sedia ada, kalau dia pernah kerja sebelum ni
- Tarikh mula kerja yang tepat
- Gaji pokok dan elaun tetap yang layak dicarum
Prosesnya
Untuk majikan yang dah ada akaun, semua urusan ni dibuat melalui i-Akaun (Majikan) di portal KWSP. Anda log masuk, masuk ke bahagian pengurusan pekerja, tambah rekod pekerja baru, dan sistem akan padankan dengan nombor ahli sedia ada berdasarkan nombor kad pengenalan.
Kalau pekerja tu memang first job dan belum pernah ada akaun KWSP, dia perlu didaftarkan sebagai ahli baru. Kebanyakan kes sekarang boleh diselesaikan dalam portal, tapi ada situasi yang masih perlu borang atau kunjungan ke kaunter, terutamanya kalau ada isu data tak sepadan. Semak portal rasmi KWSP untuk prosedur dan borang terkini sebab sistem mereka kerap dikemas kini.
Bila caruman pertama kena dibayar
Caruman bulanan perlu dijelaskan sebelum atau pada 15 haribulan bulan berikutnya. Maksudnya gaji bulan Januari, caruman kena masuk sebelum 15 Februari. Lambat sehari pun boleh kena caj dividen lewat bayar.
Langkah daftar pekerja dengan PERKESO
PERKESO uruskan dua skim serentak, iaitu SOCSO (Skim Insurans Bencana Pekerjaan dan Skim Pencen Ilat) dan SIP atau EIS (Sistem Insurans Pekerjaan). Bila anda daftar pekerja untuk SOCSO, dia automatik masuk skop SIP juga selagi dia layak.
Pendaftaran dibuat melalui Portal ASSIST PERKESO. Majikan yang belum berdaftar guna Borang 1, dan penambahan pekerja baru guna Borang 2. Dalam portal, anda cuma perlu masukkan maklumat pekerja, tarikh mula kerja, dan gaji bulanan.
Satu perkara yang selalu bos SME terlepas pandang: pekerja warganegara asing juga kini dilindungi bawah Skim Insurans Bencana Pekerjaan. Jangan andaikan pekerja asing tak perlu didaftarkan.
Kadar caruman yang anda kena tahu
| Skim | Majikan | Pekerja | Siling gaji |
|---|---|---|---|
| KWSP (gaji RM5,000 ke bawah) | 13% | 11% | Tiada siling |
| KWSP (gaji melebihi RM5,000) | 12% | 11% | Tiada siling |
| SOCSO Kategori Pertama (bawah 60 tahun) | Lebih kurang 1.75% | 0.5% | RM6,000 |
| SIP / EIS | 0.2% | 0.2% | RM6,000 |
Kadar untuk pekerja berumur 60 tahun ke atas berbeza, begitu juga kategori SOCSO kedua. SOCSO dan SIP sebenarnya dikira ikut jadual band gaji, bukan peratus tepat, jadi angka sebenar mungkin berbeza beberapa sen. Semak sumber rasmi KWSP, PERKESO dan LHDN untuk kadar terkini sebelum anda kunci payroll.
Jangan lupa LHDN dan borang CP22
Ini yang paling kerap tertinggal. Bila anda ambil pekerja baru, anda wajib maklumkan kepada LHDN menggunakan Borang CP22 dalam tempoh 30 hari dari tarikh pekerja mula bekerja. Ia boleh dihantar secara dalam talian melalui e-CP22 di portal MyTax.
Selepas tu, kalau gaji pekerja mencecah paras kena cukai, anda kena mula potong PCB atau MTD setiap bulan ikut jadual PCB semasa LHDN. Potongan tu kena dihantar sebelum 15 haribulan bulan berikutnya, sama macam KWSP.
Kalau pekerja berhenti nanti, borangnya lain pula (CP22A), dan ada situasi anda kena tahan bayaran akhir sehingga LHDN beri kelulusan. Simpan checklist ni awal awal supaya tak panik masa exit.
HRD Corp: perlu ke tidak?
- Majikan dengan 10 pekerja Malaysia ke atas: levi 1% daripada gaji bulanan, wajib berdaftar.
- Majikan dengan 5 hingga 9 pekerja Malaysia: levi 0.5%.
Bila anda ambil pekerja baru, headcount anda mungkin melintasi ambang ni tanpa anda perasan. Kira semula setiap kali ada penambahan. Duit levi tu bukan hangus, ia boleh dituntut balik untuk latihan pekerja, jadi anggap ia budget training, bukan cukai.
Contoh pengiraan sebenar
Katakan anda ambil seorang admin executive dengan gaji pokok RM2,800 sebulan, umur 28 tahun, warganegara Malaysia. Syarikat anda ada 12 pekerja.
| Item | Majikan bayar | Potongan pekerja |
|---|---|---|
| Gaji pokok | RM2,800.00 | , |
| KWSP (13% / 11%) | RM364.00 | RM308.00 |
| SOCSO (1.75% / 0.5%) | RM49.00 | RM14.00 |
| SIP (0.2% / 0.2%) | RM5.60 | RM5.60 |
| Levi HRD Corp (1%) | RM28.00 | , |
| Jumlah | RM3,246.60 | RM327.60 |
Jadi kos sebenar pekerja tu kepada syarikat bukan RM2,800, tapi lebih kurang RM3,246.60 sebulan, iaitu naik 16% daripada gaji pokok. Pekerja pula terima RM2,472.40 sebelum ditolak PCB kalau ada. Angka SOCSO dan SIP ikut jadual band, jadi mungkin berbeza sedikit daripada kiraan peratus kasar ni.
Bila anda buat budget hiring, guna angka kos penuh, bukan gaji pokok. Ini sebab utama banyak SME tersepit cash flow selepas ambil tiga empat orang sekaligus.
Timeline 7 hari pertama pekerja baru
- Hari 1: Kumpul salinan MyKad, maklumat bank, nombor ahli KWSP sedia ada, dan borang TP3 kalau dia ada majikan lain dalam tahun sama.
- Hari 1 hingga 3: Masukkan dia dalam sistem payroll. Tetapkan gaji, tarikh mula, dan status probation.
- Hari 3 hingga 7: Daftar dalam i-Akaun KWSP dan Portal ASSIST PERKESO.
- Dalam 30 hari: Hantar CP22 kepada LHDN.
- Sebelum 15 bulan berikutnya: Bayar caruman pertama KWSP, SOCSO, SIP dan PCB.
Dokumen onboarding yang selalu tertinggal
Selain pendaftaran statutori, ada dokumen yang bila hilang nanti akan jadi masalah masa dispute:
- Kontrak pekerjaan bertulis yang jelas nyatakan waktu kerja, tempoh notis, dan tempoh probation. Ingat, Akta Kerja 1955 selepas pindaan 2022 kini melindungi semua pekerja tanpa had gaji, walaupun sesetengah seksyen seperti kadar OT terhad kepada gaji RM4,000 ke bawah.
- Rekod kelayakan cuti tahunan dari hari pertama, iaitu 8 hari untuk khidmat bawah 2 tahun.
- Handbook atau polisi syarikat, termasuk polisi antigangguan seksual. Akta Antigangguan Seksual 2022 letak tanggungjawab pada majikan, jadi jangan tinggalkan bahagian ni kosong.
- Pengakuan terima aset syarikat seperti laptop atau telefon.
Kesilapan biasa yang mahal
- Anggap staf probation tak perlu didaftar. Salah. Probation tetap pekerja, caruman bermula hari pertama.
- Anggap part time atau kontrak tak perlu KWSP. Kebanyakan pekerja kontrak tetap layak. Jangan main agak, semak status sebenar.
- Bayar caruman tapi lupa hantar senarai nama. Bayaran tanpa rekod caruman yang betul akan tergantung dan tak masuk akaun pekerja.
- Guna gaji bersih untuk kira caruman. Caruman dikira atas upah layak, bukan gaji selepas potongan.
- Gaji bawah RM1,700. Gaji minimum sekarang RM1,700 sebulan berkuat kuasa 2025. Offer bawah paras ni boleh jadi isu penguatkuasaan JTKSM.
Kalau anda uruskan lima pekerja, spreadsheet masih boleh tahan. Bila dah lepas belas belas orang, risiko tersalah kira dan terlepas tarikh naik mendadak. Di tahap tu, sistem HR yang kira caruman automatik dan ingatkan tarikh akhir akan jimat lebih banyak berbanding kos dia.
Artikel ni untuk rujukan pendidikan, bukan nasihat undang undang formal. Untuk kes khusus, rujuk sumber rasmi KWSP, PERKESO, LHDN dan JTKSM, atau dapatkan khidmat penasihat bertauliah.
Ringkasan
- Daftar majikan dulu kalau syarikat baru, kemudian baru tambah pekerja bawah nombor majikan yang sama.
- KWSP guna i-Akaun (Majikan), PERKESO guna Portal ASSIST dengan Borang 1 untuk majikan dan Borang 2 untuk pekerja.
- CP22 kena hantar kepada LHDN dalam 30 hari dari tarikh pekerja mula kerja.
- Semua caruman bulanan perlu dijelaskan sebelum 15 haribulan bulan berikutnya.
- Kos sebenar pekerja lebih kurang 15% hingga 17% lebih tinggi daripada gaji pokok, jadi guna angka penuh masa buat budget hiring.
