Ramai bos SME Malaysia masih hire pekerja dengan “offer letter” satu muka surat, kadang cuma WhatsApp: “Ok, start Isnin, gaji RM2,500, probation 3 bulan.” Semua nampak elok sampailah hari pekerja itu berhenti tiba-tiba, atau minta bayaran OT lima bulan ke belakang, atau bawa senarai pelanggan anda ke syarikat sebelah. Waktu itu barulah anda cari dokumen, dan dokumen itu tak cukup untuk pertahankan apa-apa.
Kontrak kerja bukan formaliti undang-undang semata. Ia dokumen operasi. Ia yang tentukan apa anda boleh minta daripada pekerja, apa pekerja boleh minta daripada anda, dan apa yang jadi bila salah satu pihak nak keluar. Artikel ini pecahkan klausa yang wajib ada, klausa yang selalu tertinggal, dan klausa bahaya yang sebenarnya tak boleh dikuatkuasakan walaupun pekerja dah tandatangan.
Kontrak bertulis: bila ia jadi wajib
Di bawah Akta Kerja 1955, kontrak perkhidmatan melebihi satu bulan mesti dibuat secara bertulis. Selepas pindaan 2022 yang berkuat kuasa 1 Januari 2023, perlindungan Akta ini meliputi semua pekerja tanpa mengira jumlah gaji, walaupun beberapa seksyen tertentu (contohnya kadar kerja lebih masa) hanya terpakai untuk pekerja bergaji RM4,000 ke bawah.
Maksudnya, andaian lama “staff gaji tinggi tak tertakluk Akta Kerja” sudah tidak tepat. Executive bergaji RM6,000 pun layak cuti tahunan minimum, cuti sakit, dan tempoh notis mengikut Akta. Kontrak anda tak boleh bagi kurang daripada itu.
Klausa yang wajib ada dalam setiap kontrak
Ini senarai asas. Kalau mana-mana satu tiada, kontrak anda ada lubang.
- Identiti pihak. Nama penuh dan nombor pendaftaran syarikat, nama penuh dan nombor IC atau pasport pekerja.
- Jawatan dan skop kerja. Tulis jawatan, kepada siapa melapor, dan skop tugas utama. Tambah ayat bahawa tugas boleh disesuaikan mengikut keperluan operasi supaya anda tak terkunci.
- Tarikh mula kerja. Ini titik kiraan semua kelayakan: cuti, notis, faedah penamatan.
- Gaji dan cara bayaran. Gaji pokok, elaun (asing daripada gaji pokok), tarikh bayaran, kaedah bayaran.
- Potongan berkanun. Nyatakan EPF, SOCSO, EIS dan PCB akan dipotong mengikut kadar semasa.
- Waktu kerja dan hari rehat. Maksimum 45 jam seminggu dan 8 jam sehari, plus satu hari rehat seminggu.
- Kerja lebih masa. Nyatakan kadar: 1.5 kali hari biasa, 2.0 kali hari rehat, 3.0 kali cuti umum.
- Cuti. Cuti tahunan, cuti sakit, cuti umum, cuti bersalin dan paterniti.
- Probation. Tempoh, kemungkinan lanjutan, dan proses penilaian.
- Tempoh notis penamatan. Untuk kedua dua pihak.
- Kerahsiaan dan harta intelek. Data pelanggan, harga kos, sistem dalaman, dan apa apa yang dihasilkan semasa bekerja.
- Tatatertib. Rujukan kepada handbook atau polisi syarikat, termasuk polisi antigangguan seksual.
Jadual kelayakan minimum ikut tempoh khidmat
| Tempoh khidmat | Cuti tahunan | Cuti sakit (tanpa warad) | Notis penamatan | Faedah penamatan |
|---|---|---|---|---|
| Kurang 2 tahun | 8 hari | 14 hari | 4 minggu | 10 hari gaji setahun |
| 2 hingga 5 tahun | 12 hari | 18 hari | 6 minggu | 15 hari gaji setahun |
| 5 tahun ke atas | 16 hari | 22 hari | 8 minggu | 20 hari gaji setahun |
Cuti sakit dengan kemasukan hospital boleh sehingga 60 hari setahun. Cuti bersalin 98 hari, cuti paterniti 7 hari tertakluk syarat perkahwinan dan tempoh khidmat. Cuti umum berbayar minimum 11 hari termasuk 5 hari wajib. Semak sumber rasmi (JTKSM, KWSP, PERKESO, LHDN) untuk kadar dan syarat terkini sebelum anda cetak kontrak.
Contoh pengiraan: kos sebenar seorang pekerja RM2,500
Ramai bos SME tulis “RM2,500” dalam kontrak dan fikir itulah kos bulanan. Sebenarnya bukan.
| Item | Kadar | Amaun (RM) |
|---|---|---|
| Gaji pokok | 2,500.00 | |
| EPF majikan | 13% | 325.00 |
| SOCSO majikan | lebih kurang 1.75% | 43.75 |
| EIS majikan | 0.2% | 5.00 |
| Levi HRD Corp (jika 10 pekerja ke atas) | 1% | 25.00 |
| Jumlah kos majikan | 2,898.75 |
Kos sebenar naik lebih kurang 16% daripada gaji pokok. Pekerja pula terima bersih selepas potongan EPF 11% (RM275), SOCSO 0.5% (RM12.50), EIS 0.2% (RM5.00) dan PCB mengikut jadual LHDN. Bagi majikan 5 hingga 9 pekerja Malaysia, levi HRD Corp ialah 0.5%.
Untuk OT pula, kadar sejam dikira daripada gaji biasa harian. RM2,500 dibahagi 26 hari bersamaan RM96.15 sehari, dibahagi 8 jam bersamaan lebih kurang RM12.02 sejam. Kadar OT hari biasa 1.5 kali bersamaan lebih kurang RM18.03 sejam. Kalau kontrak anda tulis “OT flat RM10 sejam”, itu bawah kelayakan berkanun dan tak sah.
Klausa bahaya yang tak boleh dikuatkuasakan
Ini bahagian yang paling banyak SME tersasar. Pekerja tandatangan, bos rasa selamat, tapi di mahkamah atau di Jabatan Tenaga Kerja klausa ini gugur.
- “Pekerja bersetuju melepaskan hak cuti tahunan dan cuti sakit.” Hak berkanun tak boleh dilepaskan melalui persetujuan. Kontrak boleh bagi lebih, tak boleh bagi kurang.
- “Deposit gaji bulan pertama ditahan sehingga tamat kontrak.” Potongan gaji terhad kepada kategori yang dibenarkan undang undang. Tahan gaji sebagai jaminan adalah risiko tinggi.
- “Majikan boleh tamatkan perkhidmatan pada bila bila masa tanpa sebab.” Malaysia guna prinsip just cause or excuse. Klausa ini tak melindungi anda daripada tuntutan pembuangan kerja tanpa sebab.
- “Pekerja dilarang bekerja dalam industri sama selama 3 tahun di seluruh Malaysia.” Sekatan perdagangan selepas tamat kerja secara amnya sukar dikuatkuasakan di Malaysia. Yang lebih praktikal ialah klausa kerahsiaan dan larangan memujuk pelanggan atau staff (non solicitation) yang munasabah skop dan tempohnya.
- “Probation automatik gagal, tiada notis.” Pekerja dalam probation tetap ada perlindungan asas. Tempoh notis semasa probation mesti dinyatakan jelas.
- “Denda RM500 kalau lewat lebih 15 minit.” Denda sewenang wenangnya bukan potongan yang dibenarkan.
- Klausa kabur seperti “gaji akan disemak dari semasa ke semasa” tanpa apa apa lagi. Ini bukan haram, tapi ia jadi punca pertikaian bila pekerja fikir itu janji kenaikan.
Klausa yang selalu tertinggal tapi berbaloi ada
- Pengaturan kerja fleksibel. Pekerja boleh mohon secara bertulis dan majikan wajib jawab dalam 60 hari. Letak prosedur permohonan dalam kontrak atau handbook supaya anda tak tercari cari bila permohonan pertama masuk.
- Polisi antigangguan seksual. Akta Antigangguan Seksual 2022 meletakkan tanggungjawab pada majikan. Sekurang kurangnya rujuk polisi dan saluran aduan dalam kontrak.
- Pemulangan aset. Laptop, telefon, kunci, akses sistem, kad tol. Nyatakan pemulangan pada hari terakhir.
- Klausa perlindungan data. Pekerja bersetuju data peribadi diproses untuk tujuan pekerjaan, dan bersetuju menjaga data pelanggan.
- Tuntutan dan elaun. Had, tempoh hantar resit, dan kelulusan siapa. Ini kurangkan pergaduhan kecil setiap bulan.
- Bon latihan. Kalau anda tanggung kos latihan mahal, nyatakan jumlah sebenar dan tempoh susut yang munasabah, bukan angka penalti yang direka.
Probation: cara tulis yang selamat
Probation bukan zon bebas undang undang. Cara paling selamat ialah tulis tempoh (biasanya 3 atau 6 bulan), nyatakan hak majikan melanjutkan sekali dengan notis bertulis, nyatakan kriteria penilaian secara umum, dan nyatakan tempoh notis semasa probation (contohnya seminggu atau dua minggu).
Yang penting bukan ayat dalam kontrak sahaja. Yang penting rekod. Kalau prestasi tak memuaskan, mesti ada bukti bertulis: sesi penilaian, catatan mesyuarat, amaran. SME yang kalah kes selalunya bukan sebab kontrak buruk, tapi sebab tiada satu pun dokumen sokongan.
Kesilapan biasa SME Malaysia
- Copy template dari internet yang guna istilah negara lain seperti “at will employment”. Konsep itu tiada di Malaysia.
- Guna satu template sama untuk semua orang termasuk kontraktor bebas. Kalau kawalan kerja seperti pekerja, mahkamah akan anggap pekerja, walaupun tajuk dokumen tulis “freelance agreement”.
- Campur gaji pokok dengan elaun dalam satu angka. Ini menyusahkan kiraan OT, EPF, dan faedah penamatan.
- Tak simpan salinan bertandatangan. Kontrak tanpa tandatangan pekerja hampir tiada nilai bukti.
- Tak kemas kini kontrak selepas kenaikan pangkat atau perubahan gaji. Guna surat variasi ringkas, tak perlu tulis semula semua.
Contoh kos penamatan yang ramai tak jangka
Anda terpaksa kurangkan staff. Seorang pekerja bergaji RM2,500 dengan 3 tahun khidmat layak faedah penamatan 15 hari gaji setahun, iaitu 45 hari. Gaji sehari RM96.15, jadi faedah penamatan lebih kurang RM4,326.75, belum campur notis 6 minggu atau bayaran ganti notis, dan baki cuti tahunan yang belum diambil. Angka ini patut masuk dalam perancangan aliran tunai anda, bukan jadi kejutan.
Ringkasan
- Kontrak melebihi satu bulan mesti bertulis, dan sejak pindaan 2023 Akta Kerja 1955 lindungi semua pekerja tanpa had gaji walaupun sesetengah seksyen terhad kepada gaji RM4,000 ke bawah.
- Dua belas klausa asas mesti ada, dan yang paling kerap tertinggal ialah kerahsiaan, harta intelek, pemulangan aset, dan prosedur kerja fleksibel.
- Klausa yang cuba potong hak berkanun tak sah walaupun pekerja tandatangan. Kontrak boleh bagi lebih, tak boleh bagi kurang.
- Kos sebenar pekerja RM2,500 hampir RM2,900 sebulan selepas EPF, SOCSO, EIS dan levi HRD Corp. Kira kos penuh sebelum tawar gaji.
- Dokumen sahaja tak cukup. Rekod penilaian, amaran dan komunikasi bertulis yang menentukan bila berlaku pertikaian. Semak sumber rasmi KWSP, PERKESO, LHDN dan JTKSM untuk kadar terkini, dan rujuk peguam untuk isu spesifik kerana artikel ini rujukan pendidikan, bukan nasihat undang undang formal.
