Bos SME selalu buat kira macam ni. Nak ambil seorang staff admin, gaji RM2,500 sebulan, jadi kos setahun RM30,000. Belanja dah masuk bajet, boleh proceed. Tiga bulan lepas tu, cash flow ketat. Bila semak, keluar duit lebih daripada yang dijangka. Bukan sebab gaji naik, tapi sebab gaji tak pernah jadi kos penuh.
Gaji pokok biasanya cuma sekitar 75% hingga 85% daripada kos sebenar seorang pekerja. Baki tu datang daripada caruman statutori, kos rekrut, alat kerja, masa latihan, dan produktiviti rendah sepanjang bulan pertama. Artikel ni pecahkan setiap lapisan kos tu supaya bos boleh buat bajet yang jujur, bukan bajet angan-angan.
Lapisan 1: Caruman statutori yang wajib
Ini kos paling mudah dikira sebab kadarnya ditetapkan undang-undang. Tapi ramai bos SME cuma ingat KWSP, lupa PERKESO, SIP, dan levi HRD Corp.
KWSP (EPF)
Caruman majikan 13% bagi gaji RM5,000 ke bawah, dan 12% bagi gaji melebihi RM5,000. Pekerja caruman 11%. Untuk pekerja berumur 60 tahun ke atas, kadar berbeza, jadi jangan pukul rata.
PERKESO (SOCSO)
Kategori Pertama untuk pekerja bawah 60 tahun. Majikan sekitar 1.75%, pekerja 0.5%. Siling gaji bercarum RM6,000. Maksudnya gaji RM8,000 pun dikira atas RM6,000 sahaja.
SIP (EIS)
0.2% majikan dan 0.2% pekerja. Siling gaji sama, RM6,000. Kecil, tapi tetap kos.
Levi HRD Corp
Ini yang paling kerap terlepas pandang. Majikan dengan 10 pekerja Malaysia ke atas kena bayar levi 1% daripada gaji bulanan. Majikan dengan 5 hingga 9 pekerja bayar 0.5%. Jadi bila syarikat bos naik daripada 9 ke 10 orang, kadar levi berganda. Kos pekerja ke-10 tu bukan setakat gaji dia, tapi juga kenaikan levi untuk semua sembilan orang sedia ada.
PCB (MTD)
PCB bukan kos majikan, ia potongan daripada gaji pekerja yang majikan kena remit ke LHDN. Tapi ia tetap beban pentadbiran dan risiko penalti kalau lewat atau salah kira.
Kadar dan siling di atas boleh dipinda dari semasa ke semasa. Semak sumber rasmi (KWSP, PERKESO, LHDN, JTKSM) untuk kadar terkini sebelum kunci bajet tahunan.
Contoh pengiraan: staff admin gaji RM2,500
Anggap syarikat ada 12 orang pekerja Malaysia, jadi levi HRD Corp 1%.
| Komponen | Kadar | Sebulan (RM) | Setahun (RM) |
|---|---|---|---|
| Gaji pokok | Tetap | 2,500.00 | 30,000.00 |
| KWSP majikan | 13% | 325.00 | 3,900.00 |
| PERKESO majikan | 1.75% | 43.75 | 525.00 |
| SIP majikan | 0.2% | 5.00 | 60.00 |
| Levi HRD Corp | 1% | 25.00 | 300.00 |
| Jumlah kos statutori | 2,898.75 | 34,785.00 |
Baru caruman sahaja, kos dah naik 15.95% daripada gaji pokok. Bos yang bajet RM30,000 setahun sebenarnya sudah tersasar hampir RM4,800 sebelum kira apa-apa lagi.
Lapisan 2: Kos rekrut sekali sahaja
Kos ni tak berulang setiap bulan, tapi ia real dan selalu dibayar dari poket operasi.
- Iklan jawatan di portal kerja: RM150 hingga RM600 setiap posting, bergantung platform dan tempoh
- Masa saring resume dan interview: kalau bos sendiri buat, 8 jam masa bos ada nilai. Kalau kadar masa bos RM100 sejam, itu RM800
- Yuran agensi rekrut (kalau guna): biasanya 1 hingga 2 bulan gaji, jadi RM2,500 hingga RM5,000 untuk jawatan ni
- Semakan latar belakang dan pemeriksaan kesihatan (kalau ada): RM100 hingga RM300
Untuk SME yang rekrut sendiri tanpa agensi, kos rekrut realistik sekitar RM800 hingga RM1,500 setiap pengambilan.
Lapisan 3: Kos setup dan alat kerja
Pekerja baru tak boleh kerja dengan tangan kosong. Senarai biasa untuk staff admin atau eksekutif:
- Laptop: RM2,500 hingga RM4,000 (susut nilai 3 tahun, jadi sekitar RM70 hingga RM110 sebulan)
- Lesen perisian (email, cloud storage, accounting seat): RM40 hingga RM150 sebulan
- Meja, kerusi, ruang pejabat: kalau sewa pejabat RM3,000 untuk 10 orang, kos ruang seorang RM300 sebulan
- Telefon syarikat atau elaun data: RM50 hingga RM100 sebulan
Ambil angka konservatif, kos setup dan alat kerja untuk seorang pekerja pejabat lebih kurang RM450 sebulan.
Lapisan 4: Kos onboarding dan produktiviti rendah
Ini lapisan yang paling jarang dimasukkan dalam bajet, sedangkan ia selalunya paling mahal.
Pekerja baru tak produktif penuh hari pertama. Untuk jawatan admin atau eksekutif, ambil masa 1 hingga 3 bulan untuk sampai tahap penuh. Anggap bulan pertama 40% produktif, bulan kedua 70%, bulan ketiga 90%. Maknanya sepanjang tempoh probation, syarikat bayar gaji penuh tapi dapat sekitar 67% output.
Untuk gaji RM2,500, itu bermakna kerugian produktiviti sekitar RM2,475 sepanjang tiga bulan pertama.
Tambah lagi masa orang lain yang melatih. Kalau supervisor luangkan 2 jam sehari selama 2 minggu untuk train orang baru, dan gaji supervisor RM5,000 sebulan (kira-kira RM28 sejam), itu 20 jam bersamaan RM560 kos masa yang tak balik.
Lapisan 5: Kos cuti dan faedah berkanun
Di bawah Akta Kerja 1955 (pindaan 2022, kuat kuasa 1 Januari 2023), pekerja berhak kepada cuti berbayar. Cuti berbayar bermakna syarikat bayar gaji untuk hari yang tiada output.
| Jenis cuti | Kelayakan minimum |
|---|---|
| Cuti tahunan | 8 hari (khidmat bawah 2 tahun), 12 hari (2 hingga 5 tahun), 16 hari (5 tahun ke atas) |
| Cuti sakit (tanpa warad) | 14 hari (bawah 2 tahun), 18 hari (2 hingga 5 tahun), 22 hari (5 tahun ke atas) |
| Cuti sakit dengan warad hospital | Sehingga 60 hari setahun |
| Cuti umum berbayar | Minimum 11 hari, termasuk 5 yang wajib |
| Cuti bersalin | 98 hari |
| Cuti paterniti | 7 hari (tertakluk syarat berkahwin dan tempoh khidmat) |
Untuk pekerja tahun pertama, gabungan cuti tahunan 8 hari dan cuti umum 11 hari sudah 19 hari berbayar tanpa kerja. Atas dasar 260 hari kerja setahun, itu 7.3% daripada kos gaji. Untuk gaji RM2,500, bersamaan sekitar RM2,190 setahun.
Ini belum kira kerja lebih masa. Kadar OT ialah 1.5 kali gaji sejam pada hari biasa, 2.0 kali pada hari rehat, dan 3.0 kali pada cuti umum. Waktu kerja maksimum 45 jam seminggu dan 8 jam sehari. Kalau operasi bos kerap panggil staff masuk hari Ahad, kos OT boleh jadi item bajet yang besar dan patut dijejak berasingan.
Lapisan 6: Kos risiko dan penamatan
Bukan setiap pengambilan menjadi. Kalau kena tamatkan perkhidmatan, ada kos notis dan kemungkinan faedah penamatan.
- Tempoh notis: 4 minggu (khidmat bawah 2 tahun), 6 minggu (2 hingga 5 tahun), 8 minggu (5 tahun ke atas)
- Faedah penamatan bagi pemberhentian atas sebab lebihan pekerja: 10 hari gaji setiap tahun khidmat (bawah 2 tahun), 15 hari (2 hingga 5 tahun), 20 hari (5 tahun ke atas)
Kalau pengambilan gagal dan kena ulang proses rekrut, semua kos lapisan 2 hingga 4 berulang. Itu sebab probation yang diurus betul, dengan rekod prestasi bertulis, jauh lebih murah daripada tamatkan orang secara terburu-buru dan berdepan tuntutan di Jabatan Tenaga Kerja.
Jumlah kos sebenar tahun pertama
Kembali kepada contoh staff admin gaji RM2,500 sebulan.
| Kategori | Kos tahun pertama (RM) |
|---|---|
| Gaji pokok | 30,000 |
| Caruman statutori majikan | 4,785 |
| Kos rekrut (sekali) | 1,200 |
| Alat kerja dan ruang (RM450 x 12) | 5,400 |
| Kerugian produktiviti onboarding | 2,475 |
| Masa latihan supervisor | 560 |
| Jumlah | 44,420 |
Kos sebenar RM44,420, bukan RM30,000. Itu 48% lebih tinggi daripada angka gaji pokok. Nisbah ini agak konsisten untuk SME Malaysia, biasanya antara 1.3 hingga 1.5 kali gaji pokok bergantung sama ada ada pejabat fizikal, guna agensi rekrut, dan jenis jawatan.
Cara guna nisbah ni untuk bajet
Formula ringkas yang boleh bos pakai: darab gaji bulanan dengan 1.4, kemudian darab 12. Untuk gaji RM3,500, kos setahun lebih kurang RM58,800. Kalau bisnes tak mampu tanggung angka tu selama 12 bulan tanpa bergantung pada hasil yang belum masuk, maknanya belum sampai masa untuk rekrut.
Di mana SME boleh jimat tanpa langgar undang-undang
- Tuntut balik levi HRD Corp. Duit levi tu bukan hilang, ia boleh dituntut untuk latihan pekerja. Ramai SME bayar tapi tak pernah claim. Itu duit sendiri yang dibiarkan mati.
- Kemaskan onboarding. Checklist bertulis, SOP yang jelas, dan buddy system boleh potong tempoh produktiviti rendah daripada 3 bulan kepada 6 minggu. Penjimatan langsung dalam ribuan ringgit.
- Automasi payroll dan claim. Kalau admin habis 10 jam sebulan kira KWSP, PERKESO, SIP dan PCB secara manual dalam Excel, itu 120 jam setahun yang boleh dialihkan ke kerja lain.
- Rekrut ikut keperluan sebenar. Kadang masalahnya bukan kurang orang, tapi proses kerja yang bocor. Betulkan proses dulu sebelum tambah headcount.
- Pertimbang pengaturan kerja fleksibel. Pekerja boleh mohon secara rasmi dan majikan wajib beri jawapan bertulis dalam 60 hari. Bagi sesetengah SME, ini boleh kurangkan keperluan ruang pejabat.
Ringkasan
- Kos sebenar seorang pekerja biasanya 1.3 hingga 1.5 kali gaji pokok, bukan gaji sahaja.
- Caruman statutori majikan (KWSP, PERKESO, SIP, levi HRD Corp) tambah sekitar 15% hingga 16% atas gaji untuk pekerja tempatan bawah 60 tahun.
- Kos tersembunyi terbesar ialah produktiviti rendah semasa onboarding dan masa orang lain yang melatih, bukan kos alat.
- Levi HRD Corp naik daripada 0.5% ke 1% bila syarikat cecah 10 pekerja Malaysia, dan levi tu boleh dituntut balik untuk latihan.
- Semak sumber rasmi (KWSP, PERKESO, LHDN, JTKSM) sebelum kunci bajet, sebab kadar dan siling boleh berubah. Artikel ni rujukan pendidikan, bukan nasihat undang-undang formal.
