Pukul 11 malam, pekerja hantar WhatsApp: “Bos, saya nak berhenti hujung bulan ni.” Hari ini 22 haribulan. Dia dah kerja tiga tahun dengan syarikat. Bos jawab “okay” sebab tak nak drama, lepas tu baru sedar posisi tu kosong dua bulan dan semua kerja dia jatuh atas admin yang memang dah overload.
Isunya bukan pekerja tu jahat. Isunya majikan sendiri tak pasti berapa lama tempoh notis yang sah, sama ada boleh tolak gaji kalau notis tak cukup, dan apa yang berlaku kalau kontrak tulis benda lain daripada akta. Artikel ni menyusun jawapannya ikut Akta Kerja 1955 (pindaan 2022) supaya anda tak lagi bergantung pada “biasanya orang buat macam ni”.
Notis bukan adab, ia terma kontrak
Ramai bos SME anggap notis sebagai kesopanan. Sebenarnya ia terma kontrak pekerjaan yang ada kesan kewangan. Bila satu pihak nak tamatkan hubungan pekerjaan, pihak itu kena beri notis bertulis mengikut tempoh yang dipersetujui. Kalau tak dapat beri notis penuh, pihak itu kena bayar ganti untuk tempoh yang berbaki. Prinsip ni datang daripada Seksyen 12 dan Seksyen 13 Akta Kerja 1955.
Perkara penting yang selalu terlepas pandang: peraturan ni berjalan dua hala. Kalau anda sebagai majikan nak buang pekerja esok, anda pun terikat dengan tempoh notis yang sama. Bukan pekerja sahaja yang kena ikut.
Tempoh notis minimum bawah Akta Kerja 1955
Kalau kontrak pekerjaan senyap tentang tempoh notis, atau kontrak langsung tak ada dalam bentuk bertulis, tempoh minimum dalam akta yang terpakai:
| Tempoh khidmat berterusan | Tempoh notis minimum | Anggaran hari kalendar |
|---|---|---|
| Kurang 2 tahun | 4 minggu | 28 hari |
| 2 tahun hingga bawah 5 tahun | 6 minggu | 42 hari |
| 5 tahun ke atas | 8 minggu | 56 hari |
Selepas pindaan 2022 yang berkuat kuasa 1 Januari 2023, Akta Kerja 1955 melindungi semua pekerja tanpa had gaji. Jadi eksekutif yang bergaji RM8,000 pun ada perlindungan tempoh notis ni, bukan hanya staf bawah RM4,000. Yang masih terhad kepada gaji RM4,000 ke bawah adalah beberapa seksyen tertentu seperti kadar kerja lebih masa.
Kira tempoh khidmat dari tarikh mula, bukan tarikh confirm
Ini silap yang sangat biasa. Tempoh khidmat dikira dari hari pertama pekerja mula kerja, termasuk tempoh probation. Bukan dari tarikh surat pengesahan jawatan. Pekerja yang mula 1 Mac 2023 dan letak jawatan 1 Julai 2026 sudah melepasi 3 tahun, jadi tempoh notis dia 6 minggu, bukan 4 minggu.
Kalau kontrak tulis tempoh lain, mana yang menang
Kontrak boleh tetapkan tempoh notis yang lebih panjang daripada akta. Contohnya 2 bulan atau 3 bulan untuk jawatan pengurusan. Itu sah dan biasa untuk peranan yang susah diganti.
Yang tidak sah adalah kontrak yang tetapkan tempoh lebih pendek daripada minimum akta. Kalau kontrak tulis “notis 1 minggu” untuk pekerja yang dah 4 tahun khidmat, terma tu tidak boleh dikuatkuasakan. Minimum 6 minggu tetap terpakai. Peraturan mudahnya: kontrak boleh naikkan, tak boleh turunkan.
- Kontrak tulis 3 bulan, akta kata 4 minggu, pekerja khidmat 1 tahun. Yang terpakai: 3 bulan.
- Kontrak tulis 2 minggu, akta kata 8 minggu, pekerja khidmat 6 tahun. Yang terpakai: 8 minggu.
- Kontrak senyap. Yang terpakai: jadual akta ikut tempoh khidmat.
Satu lagi syarat penting. Tempoh notis mesti sama untuk kedua dua pihak. Kontrak yang letak “pekerja kena bagi 3 bulan, syarikat boleh tamatkan dengan 1 minggu” adalah terma berat sebelah yang sukar dipertahankan.
Bayaran ganti notis dan cara kira yang betul
Bila notis tak dipenuhi, pihak yang gagal itu bayar ganti bersamaan gaji untuk tempoh berbaki. Istilah biasa dalam industri ialah payment in lieu of notice. Ramai SME kira secara agak agak, “6 minggu tu anggap 1.5 bulan lah”, dan itulah punca pertikaian.
Contoh: gaji RM3,000, khidmat 3 tahun
Tempoh notis yang terpakai ialah 6 minggu.
- Kaedah kadar harian biasa. Gaji bulanan dibahagi 26. RM3,000 ÷ 26 = RM115.38 sehari. Enam minggu bekerja bersamaan 36 hari kerja. 36 × RM115.38 = RM4,153.85.
- Kaedah mingguan. RM3,000 × 12 ÷ 52 = RM692.31 seminggu. 6 × RM692.31 = RM4,153.85. Sama.
- Kaedah agak agak “1.5 bulan”. RM3,000 × 1.5 = RM4,500. Beza RM346.15 lebih tinggi daripada kiraan sebenar.
Sekarang senario separuh notis. Pekerja hantar surat dan hanya sanggup kerja 2 minggu daripada 6 minggu yang sepatutnya. Baki 4 minggu bersamaan 24 hari kerja. 24 × RM115.38 = RM2,769.23. Itu jumlah yang boleh dituntut daripada pekerja, biasanya diselesaikan melalui gaji akhir dan baki tuntutan.
Nota penting untuk payroll: bayaran ganti notis lazimnya dilayan berbeza daripada gaji biasa untuk tujuan caruman KWSP dan PERKESO. Jangan andaikan, semak sumber rasmi (KWSP, PERKESO, LHDN) sebelum proses gaji akhir, sebab salah klasifikasi akan bawa masalah masa audit.
Bila majikan pula yang tamatkan
Prinsipnya sama. Kalau anda mahu pekerja berhenti serta merta atas sebab operasi, anda bayar ganti notis penuh. Ini berasingan daripada faedah penamatan kerja (retrenchment benefit) yang dikira 10 hari gaji setahun khidmat bagi bawah 2 tahun, 15 hari bagi 2 hingga bawah 5 tahun, dan 20 hari bagi 5 tahun ke atas. Dua benda berbeza, dua kiraan berbeza, dan kedua duanya perlu dibayar dalam kes pemberhentian atas lebihan pekerja.
Bila notis boleh diketepikan
Ada keadaan tertentu di mana tempoh notis tidak terpakai:
- Persetujuan bersama. Majikan dan pekerja setuju untuk potong atau ketepikan notis. Rekodkan secara bertulis, jangan cukup dengan “dah setuju masa borak”.
- Salah laku (misconduct). Bawah Seksyen 14, majikan boleh tamatkan tanpa notis selepas siasatan dalaman yang wajar. Siasatan tu bukan pilihan, ia syarat. Buang tanpa domestic inquiry adalah risiko besar dalam kes pembuangan tidak adil.
- Pelanggaran syarat asas kontrak oleh mana mana pihak, contohnya majikan gagal bayar gaji.
- Ponteng berterusan. Seksyen 15(2) memberi asas bahawa pekerja yang tidak hadir lebih daripada dua hari bekerja berturut turut tanpa kebenaran, tanpa alasan munasabah, dan tanpa memaklumkan majikan boleh dianggap melanggar kontrak. Tetap dokumenkan percubaan hubungi dia.
Yang tidak boleh: potong notis sebagai hukuman kerana marah pekerja letak jawatan. Itu bukan alasan sah.
Isu yang paling kerap jadi gaduh di SME
Cuti tahunan ditolak daripada tempoh notis
Pekerja ada baki 10 hari cuti tahunan lalu minta habiskan semua dalam tempoh notis. Majikan pula nak dia kerja penuh dan bayar cuti tu sebagai tunai. Undang undang tidak memaksa majikan luluskan cuti dalam tempoh notis, dan tidak memaksa pekerja terima wang ganti. Ini perkara persetujuan. Cara paling selamat: tulis dalam handbook sekarang juga, sebelum ada kes.
Pekerja terus hilang tanpa notis
Jangan terus tulis “buang kerja”. Hantar surat show cause ke alamat rekod, beri tempoh jawab, simpan bukti penghantaran. Baru teruskan proses. Gaji untuk hari yang dia betul betul bekerja tetap wajib dibayar, dan caruman KWSP, PERKESO serta SIP untuk hari tersebut tetap kena buat.
Staf probation
Probation bukan zon bebas undang undang. Pekerja probation tetap layak tempoh notis mengikut kontrak, dan kalau kontrak senyap, jadual akta terpakai. Kebanyakan kontrak SME letak notis probation yang lebih pendek, contohnya 1 minggu atau 2 minggu, dan itu diterima secara amalan selagi dinyatakan jelas dalam surat tawaran yang ditandatangani.
Proses ringkas bila terima notis
- Minta notis dalam bentuk bertulis dan bertarikh. Mesej WhatsApp sahaja lemah sebagai rekod.
- Semak tarikh mula kerja sebenar, kira tempoh khidmat.
- Semak kontrak. Ambil tempoh yang lebih panjang antara kontrak dan akta.
- Keluarkan surat akuan terima yang nyatakan tarikh akhir bekerja secara jelas.
- Sediakan pelan handover bertulis dengan senarai tugas, akaun, dan fail.
- Kira gaji akhir: gaji prorata, baki cuti, OT tertunggak, tolak pendahuluan atau ganti notis jika ada.
- Selesaikan KWSP, PERKESO, SIP dan PCB akhir, keluarkan borang berkaitan, tarik balik akses sistem pada hari terakhir.
Kadar caruman dan jadual potongan boleh berubah dari semasa ke semasa. Semak sumber rasmi (KWSP, PERKESO, LHDN, JTKSM) untuk kadar terkini sebelum proses gaji akhir.
Ringkasan
- Tempoh notis minimum bawah Akta Kerja 1955 ialah 4 minggu bagi khidmat kurang 2 tahun, 6 minggu bagi 2 hingga bawah 5 tahun, dan 8 minggu bagi 5 tahun ke atas.
- Kontrak boleh panjangkan tempoh notis, tetapi tidak boleh pendekkan bawah minimum akta, dan tempoh sepatutnya sama untuk dua dua pihak.
- Notis yang tidak dipenuhi diganti dengan bayaran. Kira guna kadar harian biasa (gaji bulanan ÷ 26) atau kadar mingguan, jangan agak agak “1.5 bulan”.
- Tempoh khidmat dikira dari hari pertama bekerja termasuk probation, bukan dari tarikh pengesahan jawatan.
- Bayaran ganti notis berbeza daripada faedah penamatan kerja. Dalam kes retrenchment, kedua duanya perlu dikira berasingan.
Artikel ini rujukan pendidikan untuk majikan SME, bukan nasihat undang undang formal. Untuk kes pertikaian atau penamatan yang berisiko, rujuk peguam pekerjaan atau Jabatan Tenaga Kerja.
