Kehadiran & Waktu Kerja

Rekod Kehadiran: Apa Wajib Disimpan dan Berapa Lama

Panduan rekod kehadiran untuk majikan SME Malaysia. Apa wajib disimpan, tempoh simpanan 6 hingga 7 tahun, contoh kos tuntutan OT, dan audit 30 minit.

6 minit baca Dikemas kini 9 July 2026

Rekod Kehadiran: Apa Wajib Disimpan dan Berapa Lama

Ringkasan pantasSimpan semua rekod HR termasuk kehadiran, cuti dan gaji selama 7 tahun dalam satu tempat yang boleh dikeluarkan bila diminta, sebab dalam pertikaian buruh beban membuktikan waktu kerja jatuh pada majikan, bukan pekerja.

Disemak berdasarkan Akta Kerja 1955 dan garis panduan rasmi KWSP, PERKESO dan LHDN. Strategi untuk panduan, hasil bergantung pada pelaksanaan anda.

Kebanyakan bos SME baru sedar rekod kehadiran itu penting bila dah terlambat. Bila seorang bekas pekerja buat aduan di Jabatan Tenaga Kerja, bila PERKESO minta bukti hari bekerja untuk tuntutan, atau bila audit levy HRD Corp masuk dan tanya senarai pekerja aktif bulan demi bulan. Waktu itu barulah cari fail. Punch card dah hilang, Excel kehadiran ditimpa setiap bulan, WhatsApp group tempat staff report masuk kerja dah penuh dan auto delete.

Masalahnya bukan sekadar meleset. Dalam pertikaian buruh, beban membuktikan waktu kerja dan pembayaran biasanya jatuh pada majikan, bukan pekerja. Kalau anda tiada rekod, versi pekerja yang kekal atas meja. Artikel ini pecahkan apa sebenarnya perlu disimpan, berapa lama, dalam bentuk apa, dan macam mana nak audit sendiri dalam masa setengah jam. Ini rujukan pendidikan, bukan nasihat undang undang formal.

Kenapa rekod kehadiran jadi bukti nombor satu

Rekod kehadiran bukan sekadar untuk tahu siapa lewat. Ia jadi asas kepada hampir semua nombor lain dalam payroll anda:

Berapa jam OT layak dibayar dan pada kadar mana (1.5x hari biasa, 2.0x hari rehat, 3.0x cuti umum)
Berapa hari cuti tahunan dan cuti sakit yang sudah diguna dan berapa baki
Sama ada had 45 jam seminggu dan 8 jam sehari dipatuhi
Potongan unpaid leave yang sah
Jumlah gaji layak caruman untuk KWSP, PERKESO dan SIP
Bilangan pekerja Malaysia aktif, yang menentukan sama ada levy HRD Corp anda 1% atau 0.5%

Kalau rekod kehadiran goyang, semua yang di atas ikut goyang. Satu kesilapan asas boleh berulang 12 bulan tanpa sesiapa perasan.

Apa yang dikira sebagai rekod wajib

Akta Kerja 1955 mewajibkan majikan menyediakan dan menyimpan daftar pekerja serta rekod berkaitan gaji dan waktu kerja. Selepas pindaan 2022 yang berkuat kuasa 1 Januari 2023, perlindungan Akta ini meliputi semua pekerja tanpa had gaji, walaupun sesetengah peruntukan seperti kelayakan kadar OT masih terhad kepada gaji tidak melebihi RM4,000. Maksudnya, walaupun staff anda bergaji RM8,000, dokumentasi asas tetap kena ada.

Had waktu kerja. Pindaan 2022 menurunkan had mingguan dari 48 jam kepada 45 jam. Sumber: Akta Kerja 1955 (pindaan 2022)

Rekod peribadi dan kontrak

Nama penuh, nombor kad pengenalan atau pasport, alamat, tarikh lahir
Jawatan, tarikh mula kerja, tarikh tamat probation
Surat tawaran dan kontrak yang ditandatangan
Nombor ahli KWSP, PERKESO dan nombor cukai
Untuk pekerja asing, salinan permit dan tarikh luput

Rekod kehadiran dan waktu kerja

Tarikh dan waktu masuk serta keluar setiap hari bekerja
Rehat dan waktu makan jika ia mempengaruhi kiraan jam
Jam OT dijalankan, dengan kelulusan bertulis sebelum atau selepas
Hari rehat mingguan setiap pekerja
Kerja pada cuti umum dan hari rehat, diasingkan sebab kadar berbeza
Shift roster jika anda operasi bergilir

Rekod cuti

Baki dan penggunaan cuti tahunan (8, 12 atau 16 hari ikut tempoh khidmat)
Cuti sakit dengan sijil MC bersama nama klinik dan tarikh
Cuti bersalin 98 hari dan cuti paterniti 7 hari
Unpaid leave dan sebab
Permohonan pengaturan kerja fleksibel serta jawapan majikan dalam tempoh 60 hari

Rekod gaji

Slip gaji setiap bulan setiap pekerja
Payroll summary bulanan
Borang dan resit caruman KWSP, PERKESO, SIP
Rekod PCB dan penyata tahunan EA
Bukti bayaran levy HRD Corp jika terpakai

Rekod disiplin dan penamatan

Surat amaran, minit domestic inquiry, laporan siasatan
Surat notis penamatan dan pengiraan notis (4, 6 atau 8 minggu ikut tempoh khidmat)
Pengiraan faedah penamatan jika retrenchment
Rekod aduan di bawah dasar antigangguan seksual dan tindakan yang diambil

Berapa lama perlu simpan

Tempoh simpanan berbeza ikut akta mana yang mengawal dokumen tersebut. Jadual di bawah adalah panduan amalan biasa. Kadar dan tempoh boleh berubah, jadi semak sumber rasmi (KWSP, PERKESO, LHDN, JTKSM) untuk keperluan terkini.

Jenis rekod	Panduan tempoh simpan	Kenapa
Daftar pekerja dan rekod kehadiran	Sekurang kurangnya 6 tahun	Keperluan bawah Akta Kerja 1955
Rekod gaji dan slip gaji	7 tahun	Keperluan rekod cukai LHDN lebih panjang
Rekod caruman KWSP	Sekurang kurangnya 6 tahun	Audit dan tuntutan caruman tertunggak
Rekod PERKESO dan SIP	Sekurang kurangnya 6 tahun	Sokongan tuntutan pekerja
PCB dan borang EA	7 tahun	Tempoh semakan LHDN
Levy HRD Corp dan rekod latihan	Sekurang kurangnya 6 tahun	Audit levy dan tuntutan geran
Fail disiplin dan penamatan	6 tahun selepas tarikh akhir kerja	Risiko kes buang kerja tidak adil
Kontrak pekerja asing dan permit	Sepanjang tempoh kerja dan 6 tahun selepas	Pemeriksaan imigresen dan JTKSM

Cara paling mudah untuk SME, tetapkan satu polisi tunggal iaitu simpan semua rekod HR selama 7 tahun. Anda tak perlu ingat mana satu 6 tahun mana satu 7 tahun, dan anda selamat dari sudut cukai.

Contoh pengiraan: kos sebenar bila rekod tak ada

Ambil kes biasa. Seorang pekerja operasi bergaji RM2,800 sebulan berhenti, kemudian buat tuntutan OT tidak dibayar. Dia dakwa buat lebih masa 2 jam sehari, 22 hari sebulan, selama 8 bulan. Anda tiada rekod punch untuk menyanggah.

Kiraan kadar sejam biasa mengikut formula lazim Akta Kerja:

Kadar harian biasa: RM2,800 bahagi 26 hari sama dengan RM107.69
Kadar sejam biasa: RM107.69 bahagi 8 jam sama dengan RM13.46
Kadar OT hari biasa 1.5x: RM13.46 didarab 1.5 sama dengan RM20.19 sejam

Jumlah jam dituntut: 2 jam didarab 22 hari didarab 8 bulan sama dengan 352 jam.

Kadar bayaran kerja lebih masa. Kadar dikira atas kadar gaji sejam biasa pekerja. Cuti umum kadar tertinggi. Sumber: Akta Kerja 1955 (pindaan 2022)

Nilai tuntutan: 352 jam didarab RM20.19 sama dengan lebih kurang RM7,107 untuk seorang pekerja.

Kalau empat orang dalam pasukan sama buat tuntutan serupa, angka naik ke sekitar RM28,428. Belum kira masa anda hadir prosiding, kos khidmat nasihat, dan kemungkinan caruman tertunggak KWSP serta PERKESO atas jumlah OT yang akhirnya diakui. Sistem punch atau aplikasi kehadiran yang berharga beberapa ratus ringgit setahun jadi murah bila dibanding satu kes begini.

Format simpanan: kertas, Excel, atau sistem

Undang undang tidak memaksa anda guna sistem tertentu. Yang penting rekod itu tepat, lengkap, boleh dikeluarkan bila diminta, dan tidak boleh diubah secara senyap. Tiga pilihan biasa SME:

Kertas dan punch card. Murah, tapi risiko hilang, lembap, dan sukar cari balik data 3 tahun lepas. Kalau guna, imbas jadi PDF setiap bulan dan simpan salinan digital.
Excel atau Google Sheet. Boleh pakai untuk pasukan bawah 20 orang, tapi bahaya utama ialah fail ditimpa. Buat satu fail setahun, kunci sheet bulan lepas, dan simpan salinan bulanan berasingan.
Sistem HR digital. Rekod masuk automatik, ada audit trail siapa ubah apa dan bila, dan boleh eksport terus bila JTKSM atau juruaudit minta.

Apa apa pun pilihan, sila ada backup di luar pejabat. Komputer admin rosak bukan alasan yang diterima bila rekod diminta.

Kesilapan biasa SME Malaysia

Rekod kehadiran hanya untuk staff bawahan, staff pejabat dan eksekutif tidak direkod langsung
OT diluluskan verbal tanpa apa apa bukti bertulis
Fail cuti disimpan dalam kepala supervisor, bukan dalam sistem
MC diterima tapi tidak difailkan, jadi baki cuti sakit tak pernah tepat
Bila pekerja berhenti, fail dia terus dibuang atau baris dia dipadam dari Excel
Kehadiran direkod dalam WhatsApp group yang tiada backup
Slip gaji tidak dikeluarkan, hanya transfer bank tanpa pecahan potongan

Audit sendiri dalam 30 minit

Pilih tiga orang pekerja secara rawak, termasuk seorang yang sudah berhenti. Untuk setiap seorang, cuba keluarkan dalam masa 10 minit:

Kadar caruman EPF. Bahagian majikan turun kepada 12% apabila gaji bulanan melebihi RM5,000. Bahagian pekerja kekal 11%. Sumber: KWSP

Kontrak kerja yang ditandatangan
Rekod kehadiran penuh untuk mana mana bulan 2 tahun lepas
Slip gaji bulan yang sama
Baki cuti tahunan pada 31 Disember tahun lepas
Bukti caruman KWSP, PERKESO dan SIP bulan tersebut

Kalau ada mana mana satu yang anda tak jumpa dalam 10 minit, itulah lubang yang perlu ditampal dulu sebelum tambah apa apa proses baru. Sistem HR seperti AETHERI direka supaya semua lima perkara ini keluar dalam beberapa klik, tapi walaupun anda masih guna Excel, prinsipnya sama iaitu satu sumber, satu tempat, boleh dikeluarkan bila diminta.

Ringkasan

Rekod kehadiran ialah asas kepada OT, cuti, potongan gaji dan caruman statutori. Kalau ia salah, semua nombor lain ikut salah.
Simpan lima kumpulan rekod iaitu maklumat peribadi dan kontrak, kehadiran dan waktu kerja, cuti, gaji dan caruman, serta disiplin dan penamatan.
Panduan mudah untuk SME, tetapkan polisi simpan 7 tahun untuk semua rekod HR supaya selamat dari sudut Akta Kerja dan LHDN sekali.
Beban membuktikan waktu kerja biasanya jatuh pada majikan. Satu kes OT untuk seorang pekerja bergaji RM2,800 boleh cecah lebih RM7,000.
Buat audit rawak 30 minit setiap suku tahun, dan semak sumber rasmi (KWSP, PERKESO, LHDN, JTKSM) untuk kadar dan keperluan terkini.

Soalan Lazim

Berapa lama majikan SME kena simpan rekod kehadiran pekerja?

Panduan umum ialah sekurang kurangnya 6 tahun bagi daftar pekerja dan rekod kehadiran di bawah Akta Kerja 1955, manakala rekod gaji dan cukai biasanya 7 tahun mengikut keperluan LHDN. Cara paling selamat untuk SME ialah tetapkan satu polisi tunggal simpan semua rekod HR selama 7 tahun supaya tidak perlu ingat tempoh berbeza. Semak sumber rasmi JTKSM dan LHDN untuk keperluan terkini.

Adakah rekod kehadiran dalam Excel atau Google Sheet diterima?

Ya, undang undang tidak memaksa format tertentu. Yang penting rekod itu tepat, lengkap, boleh dikeluarkan bila diminta, dan tidak diubah secara senyap. Kalau guna Excel, jangan tulis atas fail yang sama setiap bulan. Buat satu fail setahun, kunci sheet bulan yang sudah lepas, simpan salinan bulanan berasingan, dan pastikan ada backup di luar komputer pejabat.

Kalau pekerja dah berhenti, boleh buang fail dia terus?

Tidak. Fail pekerja yang sudah berhenti termasuk kontrak, rekod kehadiran, slip gaji dan dokumen penamatan patut disimpan sekurang kurangnya 6 tahun selepas tarikh akhir bekerja. Tuntutan berkaitan OT tidak dibayar, caruman tertunggak atau pembuangan kerja tidak adil biasanya datang selepas pekerja keluar, dan waktu itu fail lama itulah pertahanan anda.

Staff pejabat bergaji tinggi perlu rekod kehadiran juga?

Ya. Selepas pindaan Akta Kerja 1955 yang berkuat kuasa 1 Januari 2023, perlindungan akta meliputi semua pekerja tanpa had gaji, walaupun sesetengah peruntukan seperti kelayakan kadar OT masih terhad kepada gaji tidak melebihi RM4,000. Rekod kehadiran, cuti dan gaji tetap perlu ada untuk semua pekerja termasuk eksekutif dan staff pejabat.

Apa risiko sebenar kalau rekod kehadiran tidak lengkap?

Dalam pertikaian buruh, beban membuktikan waktu kerja dan pembayaran biasanya jatuh pada majikan. Tanpa rekod, versi pekerja yang kekal. Contoh, tuntutan OT 2 jam sehari selama 8 bulan bagi pekerja bergaji RM2,800 boleh mencecah lebih RM7,000 seorang, dan berganda kalau beberapa orang tuntut serentak. Belum kira caruman KWSP dan PERKESO tertunggak atas jumlah yang akhirnya diakui.

Penafian: Kandungan ini untuk pendidikan umum dan bukan nasihat undang-undang, perakaunan atau cukai. Peruntukan Akta Kerja dan kadar caruman boleh berubah, sentiasa semak Jabatan Tenaga Kerja, KWSP, PERKESO, LHDN dan HRD Corp untuk rujukan rasmi terkini. Untuk kes khusus, rujuk peguam pekerjaan atau perunding HR bertauliah.