Contoh Surat Tawaran Kerja Yang Boleh Terus Guna

Kebanyakan masalah pekerja dalam syarikat SME bermula bukan pada hari pekerja itu berhenti, tetapi pada hari dia masuk kerja. Bos setuju gaji melalui WhatsApp, sebut “probation tiga bulan” secara lisan, kemudian enam bulan lepas tu bila ada pertikaian pasal notis atau claim lebih masa, tiada satu dokumen pun yang boleh dirujuk. Bila hal ini sampai ke Jabatan Tenaga Kerja, majikan yang tiada rekod bertulis selalunya berada dalam kedudukan paling lemah.

Surat tawaran kerja bukan formaliti korporat. Ia dokumen paling murah yang boleh melindungi syarikat anda. Artikel ini bagi anda template penuh yang boleh terus guna, senarai klausa wajib, contoh pengiraan kos sebenar seorang pekerja, dan kesilapan biasa yang kami nampak berulang dalam syarikat kecil di Malaysia. Ini bahan rujukan pendidikan, bukan nasihat guaman formal.

Beza Surat Tawaran, Kontrak Pekerjaan dan Surat Lantikan

Tiga istilah ini selalu bercampur aduk dan menyebabkan kekeliruan.

• Surat tawaran (offer letter): dokumen yang anda hantar sebelum calon setuju. Ia menawarkan jawatan dengan terma tertentu, dan biasanya ada tarikh luput tawaran.
• Kontrak pekerjaan (contract of service): perjanjian yang mengikat kedua pihak selepas calon terima. Dalam banyak SME, surat tawaran yang ditandatangani calon terus jadi kontrak pekerjaan.
• Surat lantikan: istilah yang biasa dipakai untuk gabungan kedua di atas, terutama dalam syarikat tempatan.

Untuk SME, cara paling praktikal ialah gabungkan. Satu dokumen, terma penuh, dua salinan, satu ditandatangani dan dipulangkan. Elak hantar surat tawaran ringkas dua perenggan kemudian janji “kontrak penuh nanti menyusul”, sebab dalam realiti kontrak itu selalunya tak pernah keluar.

12 Perkara Yang Wajib Ada Dalam Surat Tawaran

Akta Kerja 1955 selepas pindaan 2022 yang berkuat kuasa 1 Januari 2023 kini melindungi semua pekerja tanpa had gaji, walaupun ada seksyen tertentu seperti kadar kerja lebih masa masih terhad kepada gaji RM4,000 ke bawah. Jadi terma bertulis makin penting, bukan makin longgar.

1. Nama penuh dan nombor kad pengenalan pekerja
2. Jawatan, jabatan, dan kepada siapa dia melapor
3. Tarikh mula kerja
4. Gaji pokok dan sebarang elaun, dinyatakan berasingan
5. Tempoh percubaan dan syarat pengesahan
6. Waktu kerja dan hari rehat mingguan
7. Kelayakan cuti tahunan, cuti sakit, cuti umum
8. Caruman berkanun yang akan dipotong
9. Tempoh notis penamatan bagi kedua pihak
10. Klausa kerahsiaan dan pemulangan aset syarikat
11. Rujukan kepada buku panduan pekerja jika ada
12. Ruang tandatangan dan tarikh untuk kedua pihak

Kelayakan cuti dan notis mengikut tempoh khidmat

Cuti sakit dengan kemasukan hospital boleh sehingga 60 hari setahun. Cuti umum berbayar minimum 11 hari termasuk 5 hari wajib. Cuti bersalin 98 hari dan cuti paterniti 7 hari tertakluk kepada syarat berkahwin dan tempoh khidmat.

Template Surat Tawaran Kerja Yang Boleh Terus Guna

Tukar bahagian dalam kurungan segi empat mengikut syarikat anda.

[NAMA SYARIKAT SDN BHD]
[Alamat penuh]
Tarikh: [tarikh]

Kepada: [Nama penuh calon]
No. KP: [xxxxxx-xx-xxxx]
Alamat: [alamat calon]

TAWARAN PEKERJAAN: [NAMA JAWATAN]

Sukacita dimaklumkan bahawa pihak kami bersetuju menawarkan tuan atau puan jawatan [nama jawatan] di [nama syarikat] tertakluk kepada terma dan syarat berikut.

1. Tarikh mula kerja
[tarikh]. Tuan atau puan dikehendaki melapor diri di [lokasi] pada pukul [masa].

2. Jawatan dan pelaporan
Tuan atau puan akan melapor kepada [jawatan penyelia]. Skop tugas terperinci dilampirkan dalam Lampiran A.

3. Pakej gaji
Gaji pokok: RM[jumlah] sebulan
Elaun pengangkutan: RM[jumlah] sebulan
Gaji dibayar pada atau sebelum hari ke-7 bulan berikutnya melalui pemindahan bank.

4. Tempoh percubaan
Tempoh percubaan selama [3 atau 6] bulan. Pihak syarikat berhak melanjutkan tempoh ini sehingga [3] bulan tambahan dengan notis bertulis. Semasa tempoh percubaan, notis penamatan oleh mana-mana pihak ialah [1] minggu.

5. Waktu kerja
[Isnin hingga Jumaat], [9.00 pagi hingga 6.00 petang], dengan rehat 1 jam. Jumlah waktu kerja tidak melebihi 45 jam seminggu. Hari rehat mingguan ialah [Ahad].

6. Cuti
Cuti tahunan, cuti sakit dan cuti umum diberikan mengikut kelayakan di bawah Akta Kerja 1955.

7. Caruman berkanun
Caruman KWSP, PERKESO dan SIP akan dipotong dan dicarum mengikut kadar semasa. Potongan cukai berjadual (PCB) dipotong mengikut jadual LHDN.

8. Notis penamatan selepas pengesahan
Mengikut tempoh khidmat seperti diperuntukkan dalam Akta Kerja 1955, atau bayaran gantian notis.

9. Kerahsiaan
Tuan atau puan tidak dibenarkan mendedahkan maklumat sulit syarikat semasa dan selepas tamat perkhidmatan.

10. Penerimaan
Sila tandatangan dan pulangkan satu salinan surat ini sebelum [tarikh]. Tawaran ini terbatal jika tiada maklum balas sebelum tarikh tersebut.

Tandatangan majikan: ____________
Nama dan jawatan: ____________

Saya menerima tawaran di atas beserta terma yang dinyatakan.
Tandatangan pekerja: ____________ Tarikh: ____________

Contoh Pengiraan Kos Sebenar Seorang Pekerja

Ramai bos SME letak angka gaji dalam surat tawaran tanpa kira kos sebenar. Ambil contoh pekerja bujang dengan gaji pokok RM3,000 sebulan, umur bawah 60 tahun, syarikat ada 12 orang pekerja warganegara Malaysia.

Maksudnya kos sebenar pekerja RM3,000 itu lebih kurang RM3,479, iaitu 16 peratus lebih tinggi daripada angka yang anda tulis dalam surat tawaran. Kalau anda rekrut tiga orang serentak, beza itu jadi lebih RM1,400 sebulan. Angka PERKESO sebenar ikut jadual gaji berperingkat dan bukan peratusan rata, jadi semak jadual rasmi PERKESO. Levi HRD Corp pula 1% bagi majikan dengan 10 pekerja Malaysia ke atas, dan 0.5% bagi majikan dengan 5 hingga 9 pekerja. Sentiasa semak sumber rasmi KWSP, PERKESO, LHDN dan JTKSM untuk kadar terkini kerana kadar boleh berubah.

Satu lagi perkara asas, gaji minimum semasa ialah RM1,700 sebulan berkuat kuasa 2025. Jangan tulis angka bawah paras itu dalam surat tawaran walaupun untuk jawatan pelatih dewasa.

Klausa Probation Yang Selalu Ditulis Salah

Ini bahagian paling kerap jadi punca pertikaian. Tiga kesilapan biasa:

• Anggap probation bermakna boleh buang bila-bila. Tidak. Pekerja dalam tempoh percubaan tetap ada perlindungan. Anda masih perlu sebab yang munasabah dan proses yang adil.
• Tak tulis apa jadi kalau tempoh tamat tanpa surat pengesahan. Kalau senyap, pekerja itu secara amalannya dianggap disahkan. Tulis dengan jelas bahawa pengesahan hanya berkuat kuasa melalui surat bertulis.
• Guna notis probation yang sama panjang dengan notis pekerja tetap. Boleh, tetapi biasanya tidak praktikal. Nyatakan notis probation secara berasingan, contohnya satu minggu.

Kesilapan Biasa Majikan SME

1. Campur gaji pokok dengan elaun dalam satu angka. Ini menyusahkan pengiraan lebih masa dan caruman. Asingkan sentiasa.
2. Tulis “gaji RM3,000 termasuk EPF”. Ayat ini tidak jelas dan boleh ditafsir dua cara. Nyatakan gaji pokok, kemudian nyatakan potongan berasingan.
3. Guna template dari internet negara lain. Klausa “at will employment” tidak wujud dalam konteks Malaysia.
4. Tiada klausa pemulangan aset. Laptop, telefon, kunci pejabat, akaun sistem. Tulis siapa pulang apa dan bila.
5. Tiada rujukan kepada polisi gangguan seksual. Akta Antigangguan Seksual 2022 memberi tanggungjawab kepada majikan, jadi rujuk polisi dalaman anda dalam surat.
6. Tak simpan salinan bertandatangan. Surat tawaran yang tak ditandatangani hampir tiada nilai bila timbul pertikaian.

Senarai Semak Sebelum Hantar

• Nama, KP dan jawatan betul dan tiada salah taip
• Gaji pokok dan elaun diasingkan
• Tarikh mula kerja disahkan dengan calon
• Tempoh percubaan dan notis probation ditulis
• Waktu kerja tidak melebihi 45 jam seminggu
• Tarikh luput tawaran dinyatakan
• Dua salinan disediakan, satu untuk fail syarikat
• Fail digital disimpan mengikut nama pekerja, bukan bertaburan dalam WhatsApp

Ringkasan

• Surat tawaran bertulis ialah perlindungan paling murah untuk majikan SME, dan ketiadaannya hampir selalu merugikan pihak majikan bila timbul pertikaian.
• Gabungkan surat tawaran dan kontrak dalam satu dokumen supaya tidak ada terma yang tergantung.
• Kos sebenar pekerja lebih kurang 16 peratus lebih tinggi daripada gaji pokok selepas kira KWSP, PERKESO, SIP dan levi HRD Corp.
• Tulis klausa probation dengan jelas termasuk keperluan surat pengesahan bertulis.
• Semak kadar terkini dengan KWSP, PERKESO, LHDN dan JTKSM sebelum guna mana mana angka dalam dokumen rasmi.