7 Kesilapan Payroll Yang Selalu SME Buat

Payroll nampak macam kerja admin biasa. Buka Excel, taip gaji, tolak KWSP, bank in. Tapi bila LHDN hantar surat, atau bekas staf buat aduan di Pejabat Tenaga Kerja, barulah bos SME sedar payroll sebenarnya kerja pematuhan undang undang yang ada penalti. Dan yang menyakitkan, kebanyakan masalah payroll bukan datang dari niat jahat. Ia datang dari template lama yang disalin turun temurun, tak pernah disemak sejak zaman staf pertama.

Artikel ini senaraikan 7 kesilapan payroll yang paling kerap kami jumpa dalam syarikat kecil Malaysia, kenapa ia berlaku, dan apa yang patut dibetulkan. Ini bahan pendidikan, bukan nasihat undang undang formal. Untuk kadar dan jadual terkini, sentiasa semak sumber rasmi iaitu KWSP, PERKESO, LHDN dan JTKSM.

1. Salah faham apa itu “upah” untuk tujuan caruman

Ini punca nombor satu. Ramai bos ingat caruman dikira atas gaji pokok sahaja. Sebenarnya definisi upah untuk KWSP, PERKESO dan EIS lebih luas daripada itu.

Yang biasanya termasuk dalam upah bercarum:

• Gaji pokok
• Elaun tetap bulanan seperti elaun tugas atau elaun kehadiran tetap
• Bayaran cuti, bayaran hari rehat
• Komisen dan bonus (ikut peraturan masing masing)

Yang biasanya dikecualikan:

• Bayaran kerja lebih masa (untuk KWSP)
• Gratuiti dan faedah penamatan perkhidmatan
• Elaun perjalanan atau tuntutan perbelanjaan sebenar

Masalahnya, ramai SME cuba “pandai” dengan pecahkan gaji jadi pokok RM1,700 plus elaun RM1,300 supaya caruman jadi kecil. Kalau elaun itu sebenarnya tetap setiap bulan tanpa syarat, ia tetap dikira upah. Bila diaudit, syarikat kena bayar tunggakan plus caj lewat. Lebih baik struktur gaji jujur dari awal.

2. Guna kadar majikan KWSP yang salah

Kadar pekerja 11% memang mudah diingat. Yang selalu tersasar ialah kadar majikan, sebab ia berubah ikut paras gaji.

Jadi staf gaji RM4,900 dapat 13%, staf gaji RM5,200 dapat 12%. Bila staf naik gaji melepasi RM5,000, sistem payroll kena tukar kadar automatik. Kalau Excel manual, inilah tempat silap paling kerap.

Satu lagi: pekerja berumur 60 tahun ke atas ada kadar berbeza, dan pekerja asing pula ada peraturan tersendiri. Jangan guna satu formula untuk semua orang. Semak jadual rasmi KWSP untuk kadar semasa.

3. Terlupa siling gaji PERKESO dan EIS

PERKESO dan EIS ada siling upah RM6,000. Maksudnya, staf gaji RM6,000 dan staf gaji RM12,000 bayar caruman yang sama.

• PERKESO Kategori Pertama (pekerja bawah 60 tahun, dua skim): majikan lebih kurang 1.75%, pekerja 0.5%
• EIS atau SIP: 0.2% majikan, 0.2% pekerja

Dua kesilapan biasa di sini. Pertama, syarikat terus kira peratus tanpa siling, jadi lebih bayar untuk staf gaji tinggi. Kedua, syarikat guna peratus bulat sedangkan PERKESO sebenarnya guna jadual kumpulan upah, bukan darab peratus terus. Jumlahnya hampir sama tapi tak sentiasa sama sen demi sen. Kalau anda kira manual, rujuk jadual caruman rasmi PERKESO.

4. Kira kerja lebih masa ikut agak agak

Ini kesilapan yang paling cepat jadi aduan pekerja. Akta Kerja 1955 tetapkan kadar minimum:

• Hari kerja biasa: 1.5 kali kadar sejam biasa
• Hari rehat: 2.0 kali
• Cuti umum: 3.0 kali

Formula asasnya guna kadar gaji biasa sehari, iaitu gaji bulanan dibahagi 26, kemudian dibahagi jam kerja sehari.

Contoh: Staf gudang gaji RM2,600 sebulan, kerja 8 jam sehari.

• Kadar sehari: RM2,600 ÷ 26 = RM100
• Kadar sejam: RM100 ÷ 8 = RM12.50
• OT hari biasa: RM12.50 × 1.5 = RM18.75 sejam
• Kalau OT 10 jam bulan itu: RM187.50

Bayar flat RM10 sejam sebab “senang kira” adalah bayaran kurang. Ambil perhatian juga, selepas pindaan 2022, Akta Kerja lindungi semua pekerja tanpa had gaji, tetapi sesetengah peruntukan termasuk kadar OT terpakai kepada pekerja berpendapatan RM4,000 ke bawah. Waktu kerja pula maksimum 45 jam seminggu.

5. Slip gaji tak lengkap atau langsung tiada rekod

Majikan wajib simpan daftar gaji dan beri penyata gaji. Bila ada pertikaian, beban untuk buktikan pembayaran jatuh pada majikan. Bos yang bayar cash tanpa rekod hampir mustahil menang kes.

Slip gaji yang selamat mesti ada:

• Nama pekerja, nombor KP, jawatan, tempoh gaji
• Gaji pokok dan setiap jenis elaun secara berasingan
• Jam OT dan kadar yang digunakan
• Setiap potongan disenaraikan satu satu (KWSP, PERKESO, EIS, PCB, pinjaman jika ada)
• Gaji bersih

Simpan rekod sekurang kurangnya enam tahun. Ini juga menyelamatkan anda masa audit LHDN.

6. Terlepas pandang levi HRD Corp bila syarikat membesar

Ramai SME tak sedar mereka dah masuk skop HRD Corp sebaik sahaja bilangan pekerja meningkat.

Bila anda naik dari 9 ke 10 orang, kos levi berganda dua kali dan jadi wajib. Kalau lambat daftar, ada tunggakan dan penalti. Elok letak peringatan dalam kalendar HR setiap kali ambil staf baru. Sahkan syarat sektor dan kadar semasa di laman rasmi HRD Corp.

7. Buat potongan gaji yang tak dibenarkan

Ini yang paling kerap jadi isu emosi. Bos rasa adil potong gaji sebab staf pecahkan barang, lewat masuk kerja, atau berhenti tanpa notis penuh. Tapi potongan daripada gaji dikawal ketat oleh undang undang. Potongan yang dibenarkan secara umum ialah potongan berkanun seperti KWSP, PERKESO, EIS dan PCB, lebihan bayaran gaji dalam tempoh tertentu, serta potongan yang mendapat kebenaran bertulis pekerja dan kelulusan pihak berkuasa bila diperlukan.

Potong sebab denda disiplin, kerosakan inventori, atau “penalti” berhenti awal tanpa asas yang sah adalah kawasan berisiko tinggi. Kalau ada isu prestasi atau disiplin, uruskan melalui proses tatatertib dan notis penamatan yang betul, bukan melalui payroll. Sekadar rujukan, tempoh notis minimum ialah 4 minggu bagi khidmat bawah 2 tahun, 6 minggu bagi 2 hingga 5 tahun, dan 8 minggu bagi 5 tahun ke atas.

Kos sebenar seorang pekerja, bukan sekadar gaji

Bos SME selalu bajet ikut gaji pokok sahaja, kemudian terkejut bila cash flow ketat. Mari kira satu contoh: staf gaji RM3,000, umur 32 tahun, syarikat ada 12 pekerja Malaysia.

Bermakna kos sebenar lebih kurang 16% di atas gaji pokok, belum kira cuti tahunan, cuti sakit, bonus atau latihan. Kalau anda ada 12 orang pada purata RM3,000, beza antara bajet naif dan bajet sebenar hampir RM5,700 sebulan. Angka PERKESO dan EIS di atas adalah anggaran berdasarkan peratus, jadual rasmi guna kumpulan upah jadi sen mungkin berbeza sedikit.

Senarai semak payroll bulanan

1. Semak senarai staf aktif, staf baru dan staf berhenti sebelum kunci payroll
2. Sahkan sebarang perubahan gaji dan pastikan kadar KWSP majikan betul untuk yang melepasi RM5,000
3. Kira OT ikut formula bahagi 26, bukan anggaran
4. Padankan caruman dengan jadual rasmi, bukan formula lama dalam Excel
5. Jana slip gaji untuk semua staf, termasuk yang bayar tunai
6. Hantar KWSP, PERKESO, EIS dan PCB sebelum tarikh akhir masing masing
7. Simpan salinan fail penghantaran dan resit bayaran dalam satu folder tahun semasa

Kenapa Excel mula gagal selepas 10 orang

Payroll Excel boleh tahan sampai lapan atau sepuluh orang. Selepas itu, tiga benda mula pecah. Pertama, formula tak update sendiri bila kadar berubah atau bila gaji staf lintas paras RM5,000. Kedua, tiada jejak audit, jadi bila ada pertikaian anda tak boleh tunjuk siapa ubah apa dan bila. Ketiga, cuti dan OT diuruskan dalam fail berasingan, jadi nombor tak pernah padan.

Sama ada anda naik taraf ke sistem payroll berpusat seperti AETHERI atau kekal manual, prinsipnya sama: satu sumber data, kadar yang disemak setiap tahun, dan rekod yang boleh dikeluarkan dalam lima minit bila diminta.

Ringkasan

• Punca utama silap payroll SME ialah salah takrif “upah” dan kadar KWSP majikan yang tak berubah bila gaji melepasi RM5,000.
• PERKESO dan EIS ada siling upah RM6,000, dan sebenarnya guna jadual kumpulan upah, bukan darab peratus semata mata.
• OT mesti ikut formula gaji bulanan bahagi 26 kemudian bahagi jam kerja sehari, dengan kadar 1.5x, 2.0x dan 3.0x mengikut jenis hari.
• Slip gaji lengkap dan rekod enam tahun adalah perlindungan utama majikan bila ada pertikaian atau audit.
• Kos sebenar seorang pekerja lebih kurang 16% di atas gaji pokok, jadi bajet ikut kos majikan penuh, bukan gaji sahaja.
• Sentiasa sahkan kadar dan jadual terkini dengan KWSP, PERKESO, LHDN, HRD Corp dan JTKSM sebelum kunci payroll.